Servicio de recepción de clientes: la clave para causar buena impresión

En tan solo siete segundos tu cliente se habrá hecho una primera impresión sobre ti y tu empresa. Por ello es importante que tu empresa cuente con un servicio de recepción profesional que te ayude a mostrar la mejor versión de tu negocio desde el primer momento.

Siete segundos no son nada, pero está demostrado que en ese tiempo el cerebro analiza el entorno y saca conclusiones. En este cortísimo intervalo somos capaces de emitir juicios sobre la credibilidad de una persona, su nivel económico y cultural e incluso su ideología política. Y lo hacemos, además, de forma automática.

Ten en cuenta que el ser humano procesa la información visual 60.000 veces más rápido que el texto y que, además, recuerda un 80% de lo que ve y experimenta. Sin embargo, sólo somos capaces de retener un 10% de lo que escuchamos y un 20% de lo que leemos.

Con esta información en mente, podemos concluir que los primeros siete segundos en los que un cliente entra en contacto con tu empresa deben de ser tu punto de partida hacia el éxito. Y para que esto sea así, tienes que cuidar al máximo esa primera toma de contacto.

En situaciones importantes como reuniones, entrevistas, conferencias… en las que el cliente acude a tu oficina tienes que pensar en que lo primero que se va a encontrar es el servicio de recepción al cliente. Una persona deberá darle la bienvenida, tomar sus datos y avisar a la persona de contacto dentro de la compañía.

Esta primera interacción puede determinar el curso de vuestra relación; así que es importante hacerle sentir cómodo, bien acogido y en un entorno profesional a la altura de sus expectativas. Para ello, no dudes en contar con un servicio de recepción que de manera profesional atienda a tus invitados. Estas personas serán la cara visible de tu empresa durante los primeros segundos y es importante que sean capaces de crear esa buena impresión.

Las claves de un servicio de recepción al cliente excelente

Ahora que ya sabes por qué es tan importante cuidar las primeras impresiones, estos son los aspectos que hay que cuidar:

1. Lo primero: el saludo

Un buen saludo nunca debe faltar cuando alguien entra por la puerta de un negocio. “Hola, ¿qué tal?”, así de sencillo; aunque este puede variar según la naturaleza de tu empresa (más o menos formal).

También es importante que la persona que atiende a tu cliente se presente, para allanar el camino hacia la confianza, y le pregunte en qué puede ayudarle.  Durante estas interacciones, mantener el contacto visual y mostrar un gesto relajado es fundamental.

Cuando nos presentamos a alguien no solo es importante lo que decimos, sino también lo que transmitimos con nuestro lenguaje no verbal. El cuerpo debe estar relajado, aunque manteniendo la postura, y se ha de evitar cruzar los brazos, ya que denotan una actitud de bloqueo.

2. La sonrisa siempre a la vista

El equipo de recepción debe mostrar siempre una sonrisa. Es un gesto universal, amistoso, empático, agradable… Supera todas las barreras del lenguaje por lo que cualquier persona lo entiende y lo valora.

3. Sin esperas

La atención que recibe el cliente debe de ser eficiente, a nadie le gusta esperar. Si la persona de recepción está haciendo otra cosa debe dejarlo para atender al cliente; y si está atendiendo a otra persona, debe darle a entender que en cuento pueda estará disponible para él.

4. Trato cordial y sincero

Cuando una persona muestra un interés sincero, se nota. Los profesionales que están al frente de recepción deben tener una vocación natural por la atención al cliente y por ayudar a las personas. Ese carisma innato es la clave para poder ofrecer un trato cordial y honesto.

Este tipo de personas tienen la capacidad de crear un ambiente relajado y amigable. Su voz, su expresión facial y su lenguaje corporal parecen estar configurados para ello. Tienen, por tanto, el perfil adecuado de atención al cliente.

5. Servicio y atención

Será de valorar, por parte de tus clientes, que le ofrezcan un café o un té mientras espera a ser atendido. Al igual que ofrecerles que tomen asiento y, si lo desean, que lean una revista o que se conecten a la wifi de invitados. Estos gestos de atención marcan la diferencia.

Lo ideal es marcar un protocolo de servicio y atención a la llega del cliente en el que se establezca cuáles son esos gestos que vamos a tener con él: ofrecerle asiento, bebida, entretenimiento, conexión wifi… Y hacerlo, además, de un modo personalizado y cordial. Con unas pautas, tendrás la seguridad de que el personal atiende a todos tus clientes con la misma atención y que están transmitiendo la imagen que deseas.

Como ya sabes, los primeros segundos son los que determinan esa primera impresión por parte del cliente y la atención que reciban a continuación definirá la imagen que tienen de ti y de tu empresa.

Estos cinco pequeños gestos, junto con que tus oficinas ofrezcan una imagen profesional y atractiva, conseguirán que se cumplan las buenas expectativas que el cliente tiene de tu empresa. Así, cuando aparezcas a recibirle tendrá una mejor predisposición y las probabilidades de que la reunión sea un éxito serán mayores.

En First Workplaces sabemos lo importante que es contar con un servicio de recepción de calidad, por lo que en todos nuestros centros, en Madrid y Barcelona, contamos con los mejores profesionales formados para atender a tus clientes y causar la mejor impresión. Ellos se encargarán de hacerles sentir bienvenidos y que disfruten de la visita a tus oficinas.