Consejos para gestionar equipos deslocalizados

El espacio de trabajo de las empresas está evolucionando hacia un modelo más descentralizado, manteniendo en muchas ocasiones una sede central o headquarter, pero estableciendo oficinas satélite en otras ubicaciones. La idea detrás de esta tendencia es rebajar la densidad de las oficinas centrales, aportando así más posibilidades de movilidad a los empleados y permitiendo a las empresas captar talento en otros puntos geográficos.

A este espacio de trabajo descentralizado se suma también el factor del home office. Cada vez más empresas apuestan por un modelo híbrido que combina trabajo en casa y en oficina.

Este ecosistema de equipos deslocalizados supone un reto para las empresas, que pueden encontrar problemas para la coordinación de equipos y pueden ver como empieza a peligrar la cultura corporativa o el sentimiento de permanencia a la empresa. Por este motivo, compartimos algunos consejos para gestionar equipos deslocalizados.

Ofrece espacios de trabajos adecuados

Aunque parezca paradójico, en la era del trabajo híbrido y del trabajo remoto, la oficina se ha convertido también en una clave para la retención de talento. Los equipos de trabajo demandan más flexibilidad, pero también un lugar en el que trabajar, relacionarse, aprender y sentirse bien.

Así lo demuestra el hecho de que el modelo híbrido de trabajo ya es la opción favorita de los españoles, ya que elimina gran parte de los problemas del trabajo desde casa, como la falta de comunicación entre equipos, la dificultad para desconectar digitalmente o la falta de recursos.

Por eso, a la hora de gestionar equipos deslocalizados es esencial ofrecer espacios de trabajo que faciliten el día a día de los equipos. Algunos de los requisitos que deben cumplir son:

• Espacios de trabajo con buena ubicación, fácilmente accesibles por medio de transporte público y privado.
• Espacios que ofrecen tranquilidad y seguridad.
• Facilidades para conectarse en remoto con otros equipos que trabajan en otras ubicaciones, sin molestar a los demás. En este sentido, es esencial contar con salas de reuniones o phone booths que permitan realizar reuniones online con total privacidad.
• Conexión a internet a alta velocidad. La gestión de un equipo deslocalizado requiere una buena conexión a internet que soporte videollamadas grupales y que permita compartir pantalla u otros recursos sin problemas. Una conexión infalible es esencial en la coordinación de un equipo deslocalizado, ya que la mayoría de las herramientas de productividad y gestión de proyectos se ejecutan en la nube.
• Espacios de sociabilización, como zonas lounge, cafeterías o zonas de cocina que permita afianzar las relaciones entre las personas que trabajan en la misma oficina y que ayuden a reforzar el sentimiento de pertenencia a la empresa.

Los proveedores de espacios flexibles, como First workplaces, facilitan que las compañías cuenten con una infraestructura de espacios de trabajo creada a su medida, con headquarters y las oficinas satélite que necesiten, con todos los servicios incluidos en la tarifa mensual. De este modo, las empresas pueden proporcionar un espacio físico a los equipos deslocalizados en diferentes ciudades o áreas, creado a su medida y con el espacio justo para sus equipos.

Mantén a los equipos conectados (mental y físicamente)

La gestión de equipos deslocalizados implica realizar un esfuerzo extra para que sus integrantes se sientan parte del mismo proyecto y, de este modo, colaboren mejor. La conexión puede trabajarse tanto a nivel físico como mental.

A nivel físico, pueden organizarse encuentros y reuniones presenciales con cierta frecuencia, tanto formales como informales (team building). Además, puede establecerse un programa para que miembros de los equipos trabajen durante unos días en otras oficinas satélite, como una especie de ‘Erasmus’ corporativo, para así afianzar las relaciones entre equipos que trabajan en diferentes localizaciones.

Por otro lado, también deben cultivarse las relaciones a distancia por medios telemáticos, estableciendo sesiones virtuales para tomarse un café, creando hilos de charla informal según intereses, realizando actividades colectivas o guiadas de forma online, etc.

Control de tiempos

Cuando se trata de gestionar equipos deslocalizados, es habitual que la jornada laboral de los integrantes no coincida, al menos en su totalidad. Por eso, es esencial establecer una franja horaria en la que todos los equipos coincidan, para facilitar la comunicación síncrona durante parte de la jornada (ya sea mediante chat, llamadas o conferencias).

La carga de trabajo que se realiza de forma individual puede ejercerse fuera de este horario común, así como las comunicaciones no urgentes. De este modo, los equipos también se aseguran un tiempo para concentrarse en sus tareas, sin tantas interrupciones.

Fija normas y expectativas

Cuando los equipos de trabajo no se ven las caras, a veces surgen discrepancias entre los hábitos que unos y otros entienden como normales. Por este motivo, es muy importante establecer una serie de normas, estándares y expectativas para que todo el mundo sepa qué puede esperar (y qué no) de un compañero o compañera.

Por ejemplo, pueden fijarse los tiempos de respuesta a los mensajes, según el medio de comunicación usado (y la urgencia asignada a éste) o los horarios de descanso que hay que respetar.

Por otro lado, y aunque la confianza es un factor clave a la hora de gestionar equipos deslocalizados, la empresa no debe olvidarse de llevar un control horario y de tareas que permita medir la productividad del equipo.

En definitiva, la gestión de equipos deslocalizados requiere de tiempo y de planificación, pero si se hace un esfuerzo puede incluso mejorar la productividad de la empresa, a la vez que se pueden obtener otros beneficios, como una mayor proximidad con los clientes, la posibilidad de captar una mayor cuota de mercado o de contar con equipos más heterogéneos y diversos. ¿Crees que este sistema podría funcionar en tu empresa?