Claves de la transformación digital en las empresas

La transformación digital se ha presentado como la salvación de miles de empresas durante la pandemia de covid-19 y como uno de los pilares necesarios para la recuperación. No en vano, la modernización y digitalización del ecosistema de las empresas españolas recibirá el 17% de los fondos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de la Economía española, definido a su vez por los Fondos de Recuperación Europeos. ¿Pero qué es exactamente la transformación digital?

Transformación digital, ¿en qué consiste?

Bajo el término de transformación digital se hace referencia a la aplicación de una serie de tecnologías con el objetivo de optimizar los procesos internos de la empresa y de ofrecer la mejor experiencia posible a los clientes. Todos los departamentos de la empresa deben estar incluidos en la transformación: desde recursos humanos hasta el equipo de ventas, pasando por los canales de atención al cliente y el marketing.

Mediante la transformación digital, se persigue maximizar los ingresos de la compañía, al mismo tiempo que se obtiene un mayor control sobre los costes. Pero la transformación digital no va solo de lanzar una página web o empezar a trabajar con un software determinado: es necesario la creación de una nueva cultura empresarial que integre la tecnología como parte fundamental de su actividad diaria, sin descuidar partes como la innovación y la consultoría de gestión.

Así, aunque las palabras digitalización y transformación digital se utilizan en ocasiones como sinónimos, hay una diferencia fundamental en cuanto a los cambios que deben producirse en los flujos de trabajo. Pongamos dos ejemplos: una empresa que lanza una web para vender sus productos online, pero no tiene la gestión de su stock automatizada; o una empresa que ha digitalizado sus documentos, pero que sigue solicitando información de la que ya dispone a sus clientes. Estas empresas se han digitalizado, pero no han conseguido concluir con éxito su transformación digital.

Para que la transformación sea real debe cambiarse el funcionamiento de la empresa, adoptando nuevos métodos de trabajo más ágiles (y menos jerárquicos) y echando mano de la extracción de información y del uso de datos para adaptar el rumbo de la compañía, logrando que esta se ajuste continuamente a los cambios del mercado.

Claves para alcanzar la transformación digital

Como decimos, la transformación digital va mucho más allá del uso de las nuevas tecnologías en la empresa. No obstante, las nuevas tecnologías son aliadas imprescindibles para el proceso de transformación. Entre ellas, es importante destacar las siguientes.

La nube

Los sistemas en la nube facilitan el acceso a cualquier tipo de archivo o documento a todos los miembros de una misma organización, con independencia del lugar geográfico en el que se encuentren.

Ante un escenario como el actual, trabajar en la nube nos permitirá poder seguir operando en condiciones de normalidad incluso si los empleados trabajan en remoto desde diferentes puntos geográficos o diferentes departamentos o sedes de la empresa. Además, la posibilidad de llevar un registro de los cambios y de acceder simultáneamente a los archivos multiplica la productividad y evita errores y pérdida de información que puede perjudicar a la empresa.

Los CRM

Un CRM o ‘customer relationship manager’ (gestor de relaciones con los clientes) registra todas las interacciones de los clientes, mediante diferentes canales (como web, redes sociales, llamadas…), para que así aquellos que traten con ellos tengan toda la información necesaria sin que el cliente tenga que repetirla. Esta tecnología permite una mejor experiencia del cliente, una mayor integración de los departamentos (sobre todo, entre ventas y marketing) y ofrece muchos datos que pueden analizarse para tomar decisiones informadas sobre el negocio.

Además, un CRM permite la automatización de muchas tareas, que supone otro de los pilares de la transformación digital. Por ejemplo: el seguimiento de los clientes o la implementación de tareas de cross-selling o up-selling.

Los dispositivos utilizados

Los teléfonos inteligentes y las tabletas han sido dos de los productos que han acaparado un extra de protagonismo durante los últimos años. En el entorno laboral, ambos elementos han logrado facilitar de manera sustancial el trabajo en remoto, permitiendo poder llevar a cabo todo tipo de procesos desde los mismos (incluso reuniones virtuales) y explotar las posibilidades que nos brinda la movilidad.

No obstante, los dispositivos no son nada sin las estrategias de conectividad que permiten el acceso a los materiales de trabajo desde cualquier ubicación y desde cualquier dispositivo: así, el establecimiento de un sistema de almacenamiento en la nube, de gestión documental, un almacenamiento conectado en red (NAS) o el establecimiento de una VPN (virtual private network o red privada virtual) son elementos imprescindibles para las transformaciones digitales de muchas empresas.

El análisis de datos

Mediante el manejo de datos es posible optimizar el retorno que obtienen las organizaciones. Uno de los ejemplos más claros lo encontramos en la segmentación de la publicidad o en el estudio de las tendencias del mercado.

La firma electrónica

Por último, es importante tener en cuenta lo relacionado con la firma electrónica. En un contexto en el que las relaciones empresa-cliente a distancia se han consolidado, disponer de un sistema firma electrónica es un elemento imprescindible. Esto facilitará a los clientes todo lo relacionado con la ejecución de cualquier trámite administrativo que haya que llevar a cabo.

Cómo abordar la transformación digital

La transformación digital de una empresa tiene muchas ventajas, pero también un riesgo: implica que la compañía sea altamente dependiente de la red.

Por eso, antes de iniciar el proceso de transformación digital hay que vigilar dos aspectos fundamentales: en primer lugar, la ciberseguridad que evite que los datos de la empresa se pongan en riesgo, y, en segundo lugar, una conexión fiable y rápida que responda a las demandas de la compañía.

En un escenario en el que internet se ha consolidado como la principal herramienta sobre la que vertebrar el trabajo de las empresas, es imprescindible poder tener en todo momento el máximo control de los datos y los flujos de trabajo en los que se encuentran inmersas. Por eso,  en los espacios de trabajo de First workplaces ofrecemos a las empresas fibra óptica de máxima velocidad, con dos líneas backup de dos operadoras diferentes, que nos permiten garantizar la estabilidad de la conexión en todo momento.

Además, nuestros espacios están adaptados a los requerimientos que las empresas que están proceso de transformación digital puedan necesitar, como salas de reuniones que garantizan la conectividad o cabinas para realizar videollamadas con privacidad.

El proceso de transformación digital lleva implícito la adaptabilidad continua de las empresas y pone un especial foco en la flexibilidad de estas. Como proveedor de espacios de trabajo especializado en soluciones flexibles, también nos adaptamos a los cambios de las empresas, acompañando y ajustando nuestros servicios a los cambios de dinámicas en estas.

Si necesitas un espacio de trabajo flexible y seguro para tus trabajadores, que cumpla con todos los requisitos para la transformación digital de tu empresa, contáctanos.