¿Es necesaria una oficina para emprender?

Aquellas personas que se lanzan al complicado pero apasionado camino del emprendimiento suelen hacerlo preocupadas por todos los gastos a los que se van a enfrentar.

Y es que, antes de que un proyecto genere beneficios, habrá muchas facturas de las que hacerse cargo. Pocas empresas son rentables durante la fase de arranque; y hasta que alcanzan la fase de consolidación (en la que se recupera la inversión inicial y se empiezan a generar beneficios) puede pasar mucho tiempo, incluso varios años, según la tipología de negocio.

Por tanto, muchos emprendedores y emprendedoras optan por intentar reducir los gastos al máximo, evitando el alquiler de una oficina y trabajando -al menos en un principio- desde casa. Esta fórmula tiene una ventaja importante: la eliminación de un gasto que suele ser considerable. Pero tiene también algunos inconvenientes, sobre todo en lo que tiene que ver con la percepción de la empresa que pueden tener posibles clientes, inversores o socios comerciales.

Emprender desde una oficina vs emprender desde casa

La ventaja de comenzar una aventura empresarial desde casa es clara: el ahorro. No obstante, esta fórmula puede causar algunos problemas a la hora de relacionarse con clientes, potenciales clientes o inversores porque puede transmitir una imagen poco profesional.

Por otro lado, el domicilio social de una empresa es de dominio público, y muchos emprendedores prefieren no usar para este fin su dirección particular.

Una solución intermedia, que puede ser de utilidad para empresas en fase semilla o empresas que operan únicamente por internet es la oficina virtual. Esta modalidad de oficina combina las ventajas de trabajar desde casa con las ventajas de tener una oficina con una dirección diferente a la del hogar.

¿En qué consiste una oficina virtual?

Una oficina virtual es un conjunto de servicios virtuales que se asimilan a los servicios se pueden disfrutar en una oficina física. De hecho, también se obtiene una dirección física en la que se puede domiciliar la empresa.

La dirección de la oficina virtual funciona (y es) una dirección real, a la que se puede enviar correspondencia y paquetería, que será gestionada confidencialmente.

También se puede obtener un número de teléfono único, un buzón de mensajes y un servicio de atención personalizada de llamadas. Así, se evita dar un teléfono personal o tener que estar todo el día pendiente de él y se consigue que las llamadas sean atendidas por un profesional, en función de las indicaciones o protocolos que se quieran establecer desde la empresa.

Es decir, se continúa trabajando desde casa pero dando una imagen más formal: con una empresa domiciliada en una buena ubicación, donde se recibe el correo postal y las llamadas de trabajo, trazando así una barrera que separe el ámbito profesional y el personal.

¿Cómo escoger una oficina virtual?

1. Buena localización. Aunque no se trate de una oficina física, su ubicación sigue siendo fundamental. Si se apuesta por oficinas virtuales localizadas en zonas de prestigio y con alta actividad empresarial se trasladará una imagen más profesional.
2. Profesionalidad. Es conveniente buscar una oficina virtual que dé un servicio completo, que sea capaz de gestionar de la forma más profesional las llamadas y la correspondencia. Al fin y al cabo, serán parte de la cadena de trato con el cliente y un fallo en este eslabón puede generar mala reputación.
3. Servicios extra. ¿Qué pasa si surge una reunión con un cliente? Con un proveedor de servicios que ofrezca también la posibilidad de reservar salas de reuniones, de formación o espacios para eventos en la misma dirección social de la empresa se evitarán malentendidos y el trabajo extra de buscar localizaciones. Así, se podrá convocar la reunión o el evento en la misma dirección de la oficina virtual.
4. Escalabilidad. A medida que el proyecto se vaya asentando, es posible que continuar trabajando en casa sea difícil y se haga necesario dar el salto a un entorno de trabajo más profesional. Por este motivo es una buena idea instalar la oficina virtual en una ubicación que también ofrezca lugares de trabajo colaborativo o coworking que permitan trabajar cómodamente y con todos los servicios necesarios a mano, sin tener que cambiar de dirección. Un espacio de este tipo también será muy útil cuando se necesite incorporar más trabajadores o colaboradores al proyecto.

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