Qué buscar en la reserva de una sala de reuniones

Una sala de reuniones, como espacio físico, puede tener mucha más importancia de la que en principio puede parecer. En el mundo empresarial de 2020, la competitividad a la que se enfrentan los negocios hace que las sinergias, el networking y las colaboraciones sean más necesarias que nunca. Para que todo fluya, necesitarás una sala de reuniones que cumpla una serie de requisitos.

La elección de una sala de reuniones adecuada puede generar un ambiente que beneficie el desarrollo de la reunión, evitando limitaciones técnicas que causen impedimentos para llevar las negociaciones a buen puerto.

Tanto si se trata de una reunión en la propia empresa, como en un espacio neutral (véase una visita a unos clientes en el extranjero, o en una ciudad distinta), los requerimientos de la sala cambiarán en base a las características de la reunión.

¿Va a haber una exposición en vídeo, se necesita hacer una videoconferencia?, etc. Estos condicionantes determinarán qué tipo de distribución de sala estamos buscando y con qué recursos debe contar. Sin embargo, independientemente del tipo de reunión, hay unos requisitos mínimos a los que debemos atender para que todo vaya correctamente:

Requisitos para elegir una buena sala de reuniones

Espacio

Asegúrate de que la sala de reuniones sea lo suficientemente grande. Al contrario de las presentaciones con público, en las que se llena la sala con más personas del aforo recomendado para crear la apariencia de una mayor multitud, este no es el objetivo que se persigue en una reunión.

Para los tipos de reuniones en las que el objetivo es la colaboración, lo mejor es que la sala sea lo suficientemente grande para que todos tengan el espacio necesario para sentirse cómodos. Sin embargo, tampoco debe ser demasiado grande, porque el grupo puede sentirse pequeño e insignificante.

Flexibilidad

Se necesita un espacio que permita cierta flexibilidad a la hora de reordenar el mobiliario, por si hay que poner un proyector, mirar en un momento dado todos hacia una pantalla, a una pizarra, o para una presentación.  Para ciertas situaciones, es mejor contar con varias mesas pequeñas en vez de una única mesa, enorme e inamovible.

Silencio

Para que las personas colaboren de manera efectiva, necesitan poder escucharse unos a otros. Para grupos en los que la gente va a estar a más de un par de metros de distancia, es mejor buscar un espacio que sea lo suficientemente silencioso como para que todos puedan escuchar fácilmente lo que está pasando. Del mismo modo, el espacio debe estar correctamente aislado para garantizar la privacidad de las conversaciones.

Sin distracciones visuales

Un bonito espacio puede mejorar el ambiente de la reunión, pero uno con distracciones visuales constantes va a causar problemas, ya que la gente pierde la atención y el foco en lo que está pasando en la reunión. Por esto, el mobiliario debe ser sencillo y funcional, y la decoración debe quedar en un discreto segundo plano.

En cuanto a la iluminación, es importante que haya luz natural, pero también se debe tener en cuenta que un exceso de luz puede entorpecer la visibilidad de las proyecciones, así que es importante que las ventanas cuenten con cortinas o estores.

Evalúa tus opciones

Es posible que, aunque la reunión se lleve a cabo en tu localidad, con un cliente local, el espacio de tu oficina no cumpla con los requisitos para esta reunión en concreto (porque la localización de tu oficina implica un mayor desplazamiento, el espacio no es suficiente, no hay una buena conectividad….) En este caso,  hay muchas compañías que ofrecen servicios de reserva de salas de reuniones por horas y que, además, suelen estar localizadas en lugares privilegiados y con una buena conexión con otros puntos de la ciudad. Esto ayudará a tu empresa, marca, negocio o idea a presentarse en un marco mucho más perfecto y funcional.

Checklist de conectividad para una sala de reuniones

En este momento, solamente necesitas una lista con todo lo necesario para llevar a cabo la reunión. Para estos casos, tanto si se trata de una sala de reuniones en la propia oficina, como sobre todo si se trata de una externa, lo mejor es tener un checklist: un listado de cosas que necesitas, y que puedas ir tachando cuando las tengas, para asegurarte de que no te dejas nada.

Los elementos que se necesitan en la mayoría de tipos de reuniones, serían los siguientes:

•         Proyector
•         Los soportes de proyección y el cableado
•         Mando a distancia para proyectores
•         Pantallas
•         Micrófonos
•         Ordenador
•         Ratón
•         Equipo auxiliar: punteros láser, pizarra, rotafolios…
•         Altavoces
•         Red Wifi

Servicios adicionales que marcan la diferencia en una reunión

En First workplaces podrás reservar una sala de reuniones a tu medida en cualquiera de nuestras ubicaciones Premium. Nuestro personal estará a tu disposición para todo lo que pidas, como un servicio de Catering, de reprografía, azafatas o la gestión de otros servicios adicionales que puedas necesitar.