Oficinas de contingencia ante la crisis del coronavirus

Ante la crisis sanitaria desencadenada en España por el nuevo coronavirus (también conocido como covid-19) es obligación de las empresas garantizar la protección de sus empleados. En este sentido, deben tomar la iniciativa, trazando Planes de Actuación y/o Planes de Contingencia para evitar el contagio del virus.

Muchas de las empresas están basando su Plan de Contingencia en el teletrabajo, haciendo caso a las recomendaciones del Ministerio de Sanidad. No obstante, esta no es una medida posible para todas las compañías (por ejemplo, el sector manufacturero); y ni siquiera para todas las oficinas.

Para no encontrarse ante la dicotomía de cancelar la actividad empresarial o incumplir las medidas decretadas por las autoridades, el trabajo de oficina puede trasladarse a una oficina de contingencia.

¿Qué es una oficina de contingencia y en qué casos es útil?

Una oficina de contingencia es un espacio de trabajo habilitado temporalmente para dar solución a los problemas que puede presentar el espacio en el que se desarrolla de manera habitual la actividad.

Es necesaria cuando el teletrabajo no es una opción y la oficina habitual no cumple con una de las principales normas sanitarias para evitar la propagación del coronavirus: una distancia de seguridad de al menos un metro entre empleado y empleado.

Así, las oficinas de contingencia son una solución para dispersar a los trabajadores de oficinas con espacio insuficiente, cuando los trabajadores no puedan ejercer su labor desde casa porque necesitan unos equipos especiales, porque no cuentan con redes adecuadas, o no ha dado tiempo a desplegar una VPN que garantice la seguridad. Este es el caso de los call centers, que normalmente tienen cubículos separados por menos de un metro, o de cualquier clase de oficina que cuente con un espacio limitado y no pueda poner en práctica la separación obligatoria.

Las oficinas de contingencia también son muy útiles para separar equipos, de modo que se elimine el riesgo de que un equipo que está más expuesto contagie a otro equipo. Por ejemplo, establecer una oficina de contingencia externa permitiría proteger a ciertos perfiles administrativos del sector sanidad, que podrían realizar su trabajo desde otro lugar, estando menos expuestos.

Las oficinas de contingencia también podrían ser necesarias en los casos en los que los trabajadores deban seguir acudiendo a su puesto (por cualquiera de las razones antes expuestas) pero quiera buscarse una mejor localización para evitar riesgos en el transporte.

Recordemos que las autoridades sanitarias no permiten compartir coche con compañeros de trabajo, haciendo necesario el uso del transporte público de cercanía (que, hoy en día, funciona al 100% de la frecuencia habitual) para aquellos que no disponen de vehículo propio.

Una oficina de contingencia en una buena localización (más cercana o con mejores conexiones) podría reducir la exposición al virus de parte de los trabajadores.

Por último, una oficina de contingencia es una buena solución para albergar equipos mientras se realizan tareas de desinfección en la oficina habitual, por precaución o debido a algún brote de coronavirus.

Medidas para prevenir la propagación del coronavirus en una oficina

Además de respetar la consabida distancia de seguridad de un metro, hay varias medidas que deben tomarse en las oficinas para evitar la propagación del coronavirus. Son las siguientes.

– No compartir material de trabajo. El coronavirus puede permanecer mucho tiempo en los objetos. Según el departamento de salud de EEUU, el virus puede permanecer activo hasta 4 horas en superficies de cobre, hasta 24 horas en cartón y de dos a tres días en plástico y en acero inoxidable.

– No compartir cubiertos, vasos o botellas. Si un compañero infectado toca una botella de plástico para rellenar su taza y, horas después, tocamos la misma botella, corremos riesgo de infectarnos. Del mismo modo, es recomendable evitar usar cubiertos o vasos comunes, aunque estén lavados, porque pueden no estarlo correctamente.

– Organizar el trabajo de modo que se reduzca el número de personas expuestas, estableciendo reglas para evitar y reducir la frecuencia y el tipo de contacto de persona a persona. Para cumplir este punto, contar con una oficina de contingencia puede ser un buen recurso.

– Adoptar medidas específicas para las personas trabajadoras especialmente sensibles (embarazadas, enfermos crónicos…). Este punto, junto al anterior y al siguiente que trataremos, es una de las indicaciones destacadas que se recogen en la Guía para la Actuación en el ámbito laboral en relación al nuevo coronavirus, elaborada por el Ministerio de Trabajo.

– Proporcionar información sobre medidas higiénicas. Como la importancia del lavado de manos con frecuencia, no compartir objetos, no darse la mano ni besos, ventilación del centro de trabajo, limpieza, etc.

– Favorecer la flexibilidad horaria. No solo por facilitar la conciliación, también para evitar picos de usuarios en el transporte público que puedan causar aglomeraciones.

– Desinfectar las superficies. Una limpieza exhaustiva y continua con alcohol al 70% o lejía.

– Evitar reuniones presenciales. Apostar por las videollamadas. En caso de necesidad imperiosa, buscar una sala de reuniones lo bastante amplia para guardar la distancia de seguridad.

– Mantener las estancias aireadas. Aunque el coronavirus no se transmite por el aire, abriendo las ventanas el aire se oxigena y evitamos que el ambiente se cargue de más por el uso de productos desinfectantes.

En definitiva, la adecuación de oficinas de contingencia es una de las principales medidas que las empresas pueden tomar para evitar contagios, aunque no la única. Si tu Plan de Actuación contra el coronavirus necesita de un espacio temporal de trabajo para la dispersión o separación de tus empleados, puedes ponerte en contacto con First workplaces.