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Los 5 tipos de reuniones que debes conocer

En el mundo de las empresas, a diario se producen cientos de reuniones de distinto tipo e importancia. Algunas son rutinarias y de equipo, pero en otras se cierran contratos de millones o se cruzan conversaciones trascendentales, que pueden desembocar en el éxito o fracaso de una idea o empresa. 

Para desenvolverse en 2020 en el sector de los negocios, hay que tener bien claro de qué trata cada tipo de reunión porque, tras cada una de ellas, se esconden unos códigos de conducta y unas dinámicas diferentes. Estos son los tipos de reunión más comunes en las empresas de hoy en día, en base a sus objetivos:

Las clases de reuniones más recurrentes

1. Reuniones para toma de decisiones

Son de las más habituales en el día a día de las empresas. Sirven para recopilar y exponer informaciones, compartir opiniones, explorar opciones y, finalmente, tomar decisiones que pueden cambiar el rumbo de la compañía. 

Para que den buenos resultados, se deben dar una serie de condicionantes. En primer lugar, los asistentes a la reunión deben acudir preparados, con información previa y estudiada. También es importante que discurra en un ambiente adecuado, que permita la conectividad y la proyección de diapositivas, para que todos puedan compartir los datos que ayudarán a tomar la decisión.

Si todos cumplen su papel correctamente, las reuniones de este tipo pueden convertirse en sesiones efectivas donde se toman decisiones importantes.  El truco está en adelantar la mayor parte del trabajo antes de la reunión y en comunicar previamente cómo se va a tomar la decisión (por mayoría, por unanimidad, por consenso…) para evitar posibles conflictos o explicaciones que la entorpezcan.

2. Reuniones de innovación

La innovación es la clave de toda organización de éxito. Durante las reuniones de innovación, los miembros del equipo tienen la oportunidad de hacer una lluvia de ideas y compartirlas.

En estas reuniones, los asistentes deben estar bien despiertos y atentos, dado que tienen una finalidad creativa y requieren de mucha interacción. Es recomendable tomar notas o trazar bocetos durante el transcurso de la reunión, para ayudar a organizar las ideas que van saliendo. 

Para que las reuniones de innovación tengan sentido, todos los participantes deben estar en la misma onda, entender a la perfección la esencia de la empresa, marca, negocio, proyecto o producto en torno al cual gire la reunión. El organizador de la reunión, también puede plantearse dinamizarla echando mano de las metodologías ágiles o de un ‘gamestorming’ (una fusión entre brainstorming y un juego).

3. Reuniones informativas

Estas consisten en informar a los asistentes sobre un tema específico o en compartir información. Este tipo de reunión suele ser formativa, como los seminarios y los paneles de debate.

Por ejemplo, una agencia ha aceptado un proyecto en un determinado nicho, como la tecnología médica. Para educar y poner al día a los miembros del equipo sobre este proyecto y el tema, se organiza una reunión informativa, a veces con la presencia de personal externo que es especialista en el tema. 

4. Reuniones de puesta al día

El objetivo de las reuniones de puesta al día es que todos los miembros del equipo estén al día de las modificaciones, los avances y las actualizaciones de los proyectos, manteniéndolos al tanto de las decisiones de la organización. Es esencial contar con un archivo en el que se vayan anotando las fases o metas alcanzadas.

5. Reuniones de teambuilding

La cultura de la empresa es más importante que nunca. Las reuniones para la creación de equipos ayudan a trabajar mejor.

Este tipo de reunión gira en torno a los participantes: una manera fácil de asegurarse de que todos se diviertan es pedir a los miembros del equipo que propongan actividades antes de la reunión.

 

Reuniones: el reto de la eficacia

Aunque cada tipo de reunión tiene sus propias metas, es innegable que a veces los límites se desdibujan, dando lugar a reuniones híbridas que abordan diferentes objetivos. Esto no es perjudicial por sí mismo: que las ideas fluyan puede llevar a resoluciones inesperadas, pero valiosas. No obstante, lo más importante es que todas ellas se planifiquen con anticipación, para así alcanzar las metas preestablecidas y las necesidades individuales de cada organización.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que las reuniones deben dar resultados: si no son productivas, pueden no ser necesarias. Antes de convocar una reunión, conviene pensar si esta puede sustituirse por un  correo electrónico, una conversación en Slack o una carpeta compartida en Google Drive, para ahorrar en tiempo y maximizar la productividad de todos los implicados.

No obstante, hay ocasiones en las que hablar cara a cara es indispensable. Para estos casos, escoge un espacio de reuniones que ofrezca todo lo que necesitas, en cuanto a capacidad, medios físicos o conectividad. Según el tipo de reunión, la composición del espacio será diferente: si bien una mesa en el centro sirve para la mayoría de tipología de encuentros, en ocasiones una disposición tipo aulario puede ser más conveniente para las reuniones informativas.

Asegúrate de contar con todo lo necesario antes de empezar: un comienzo accidentado (por falta de material o por problemas técnicos) puede trasladar a los implicados la sensación de que su tiempo no está siendo valorado. 

Por último, si se trata de una reunión con un agente externo, como un cliente o un socio comercial, se hace incluso más importante dar una buena imagen, haciendo gala de puntualidad, con una orden del día clara y con un espacio que responda ante las necesidades que pueden surgir en este tipo de encuentros.

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