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Descubre las 5 claves para organizar eventos corporativos

Es normal preguntarse cómo organizar eventos corporativos cuando te enfrentas a esta tarea por primera vez. Es una gran responsabilidad y que todo salga bien depende de muchos factores, sobre todo de la planificación y organización previas. Te damos algunos consejos e ideas para eventos corporativos que seguro te harán triunfar.

¿Por qué hacer un evento corporativo y cuáles son las ventajas?

Hoy en día, el cara a cara sigue siendo la forma más efectiva para conseguir clientes, acuerdos comerciales o hacer ruido sobre un producto. Por eso, a veces es conveniente organizar un evento corporativo para reunir a un grupo de personas de tu interés.

Las principales ventajas son las siguientes:

  • El networking: establecer relaciones, potenciar e intensificar contactos personales que beneficien a tu negocio.

  • Generar y difundir contenido corporativo: son instrumentos de comunicación muy eficaces tanto a nivel interno como externo.

  • Mejoran la motivación y el clima laboral: en el caso de que esté destinado a empleados.

  • Potencian los negocios y la venta: si todo ha salido bien, su efecto promocional debería influir positivamente en el negocio.

Si todo ha salido bien, estas cuatro ventajas se deberían ver reflejadas en el negocio durante los meses posteriores al evento.

¿Cómo organizar eventos corporativos?

Una vez tienes claro para qué sirven los eventos corporativos, si has tomando la decisión de organizar uno debes ponerte manos a la obra. No es una tarea sencilla, desde luego; pero con la ayuda de algunos consejos la celebración puede ser muy eficaz y rentable para el negocio.

Presta atención a estos 5 trucos clave:

1. Establece unos objetivos y elige el tipo de evento

Estos dos aspectos están muy relacionados ya que tus objetivos marcarán el tipo de evento que vayas a organizar. Por ejemplo, si vas a lanzar un nuevo producto puedes hacer un evento de prensa para que aparezca en medios y obtener notoriedad. Por tanto, decide un propósito, estable tus objetivos de éxito y piensa en qué tipo de evento te ayudará a alcanzarlos.

2. Escribe una lista de tareas

Este es, probablemente, uno de los pasos más importantes ya que este listado de tareas te ayudará durante toda la planificación previa al evento. Por tanto, dedica el tiempo necesario a pensar y detallar cada una de las acciones que se llevarán a cabo y quién será el responsable.

Algunas de las cosas que, seguro, tendrás que tener en cuenta son: el lugar donde se celebrará el evento, catering, música, sonido… Sobre este listado básico, deberás ir añadiendo diferentes tareas según las peculiaridades del evento. Estos aspectos serán clave en el resultado final.

3. Administra bien los gastos

Ceñirte a un presupuesto es una cuestión de necesidad. Para administrar bien el gasto deberás, siempre, pedir presupuestos a tus proveedores y comprobar que tienes suficiente dinero para todo. Consulta diferentes opciones ya que, a veces, con un poco de esfuerzo se encuentran ofertas interesantes y económicas. Trata de equilibrar, en la medida de lo posible, la inversión y no te quedes sin dinero antes de lo previsto. Te recomendamos que utilices algún tipo de software o programa informático que te permita trabajar fácilmente con los números y no caer en errores.

4. Organiza la comunicación y el marketing alrededor del evento

Además de saber cómo organizar eventos corporativos, deberás ser capaz de amplificarlos en los canales adecuados para que tengan la repercusión que buscas. Para ello, planifica bien la campaña de marketing y comunicación que girará alrededor del evento.

En los tiempos que corren, las redes sociales pueden ser un buen aliado tanto para hacer la comunicación previa, durante y posterior al evento. Incluso, si tiene sentido con el público y el tipo de celebración, puedes hacer un streaming en directo.

5. Ten siempre un plan B

No improvises y ten siempre un plan de emergencia por si, ese día, algo sale mal. Esto te puede evitar pasar un mal rato y que los asistentes, sin apenas darse cuenta, se vayan contentos a casa.  No es necesario que encuentres alternativas para absolutamente todo pero sí que, en los aspectos más importantes, como por ejemplo el catering, tengas previsto qué hacer si algo falla.

Ahora que ya sabes cómo organizar eventos corporativos, ponte manos a la obra. Sin prisa pero sin pausa, haz tu lista de tareas y contempla todo lo necesario.

Como sabes, uno de los primeros aspecto que hay que tener en cuenta será la localización del evento. Si estás buscando lugares para eventos corporativos en Madrid, en First Workplaces contamos con salas de reuniones y espacios perfectamente adaptados para acoger todo tipo de celebraciones; además te ofrecemos la posibilidad de contratar directamente un servicio de catering o azafatas con nosotros. Prueba a trabajar de la mano de expertos y verás que el proceso resulta mucho más sencillo.

 

 

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