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Cómo hacer correctamente un acta de reunión. ¡Con ejemplos!

Si las reuniones forman parte de tu día a día ya te habrás dado cuenta de que es fundamental anotar todo las ideas, reflexiones o acuerdos que van surgiendo para luego trabajar sobre ellos. Para que no se te escape detalle, queremos compartir contigo un modelo de acta de reunión y ofrecerte una guía rápida sobre cómo redactarla correctamente.

¿Qué es un acta de reunión?

Un acta de reunión en un documento que se redacta para dejar constancia de lo hablado, acordado o decidido durante una reunión. Su objetivo principal es, por tanto, que quede por escrito todo lo comentado anteriormente para poder consultarlo en el futuro si es necesario.

Tanto si la reunión es formal o informal como si el documento es para uso propio o no, un acta de reunión es muy útil y siempre debería haber un encargado de escribirla. Muchas veces se considera que no es necesario según el tipo de reunión, pero lo cierto es que puede ser de gran ayuda para recordar qué se ha dicho o a qué acuerdos se han llegado.

¿Qué debe contener?

Aunque no existe un único modelo de acta de reunión, esta ha de contener una serie de aspectos mínimos para que sea útil en el futuro. Es evidente que no habrá tiempo de escribir todo de forma literal pero sí es importante reflejas ideas, acuerdos o temas relevantes para que queden registrados y sirvan de recordatorio.

Por lo general, no debes olvidar incluir:

  • Contextualización: es lo primero que debe de aparecer y ha de servir para entender cuándo, cómo y por qué se celebra esa reunión.
  • Orden del día: normalmente las reuniones suelen estar pautadas por un orden del día o unos temas específicos a tratar.
  • Desarrollo de la sesión: en esta parte deberás recoger todos los temas importantes que vayan surgiendo a lo largo de la reunión.
  • Acuerdos y compromisos: es importante recoger con precisión los acuerdos o los compromisos que adquieren las partes presentes en la reunión.
  • Fecha de la próxima reunión: no es imprescindible, pero si se cierra una nueva fecha para celebrar una reunión será útil recogerla en el acta.

 

Plantilla de acta de reunión

Para que te resulte más sencillo recoger toda la información importante de una reunión puedes crear tu propia plantilla y luego, simplemente, ir rellenando los huecos. A continuación, te dejamos una propuesta con una posible estructura:

  • Nombre de entidad.
  • Número de la sesión.
  • Fecha.
  • Hora.
  • Lugar.
  • Asistente: nombre, apellidos y su cargo.
  • Orden del día.
  • Desarrollo de la sesión.
  • Acuerdos o toma de decisiones.

 

Ejemplo de acta de reunión

Ejemplo de acta: https://goo.gl/images/uquHZT

 

 Con todo esto, tendrás los conocimientos necesarios para escribir un acta de reunión en condiciones. Recuerda que, además de ser un registro de los acuerdos o compromisos alcanzados, también te servirá en tu día a día para recuperar ideas o reflexiones que pudieran surgir durante una reunión.  

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