Coronavirus: cómo hacer un Plan de Contingencia para empresas

La crisis sanitaria provocada por el nuevo coronavirus (covid-19) ha hecho que muchas empresas se tengan que plantear si deben seguir adelante o, de lo contrario, cerrar temporalmente sus puertas. Aquellas que han optado por la opción de seguir adelante o que así deben hacerlo, por realizar actividades de primera necesidad, deben trazar un Plan de Contingencia para empresas para minimizar el riesgo de contagio entre la plantilla.  Los objetivos del plan son conocer y analizar los riesgos, gestionarlos y minimizarlos. ¿Cómo hacerlo?

En primer lugar, debemos decir que no hay una receta válida para todos los tipos de empresas. Cada compañía tiene sus particularidades, pero hay una serie de puntos comunes que pueden recogerse en el Plan de Contingencia. Son los siguientes:

Las claves de un Plan de Contingencia

La toma de decisiones

En una situación de emergencia sanitaria, las decisiones deben tomarse rápido. Por eso, es esencial crear una comisión de toma de decisiones o designar a la persona encargada de ello, algo que debe quedar recogido en el Plan.

Plan de comunicación de la situación

Una de las primeras tareas de la comisión de toma de decisiones será definir el contenido y la forma de las comunicaciones con la plantilla, respecto al tema del coronavirus. Es decir, debe decidirse cómo comunicar las medidas tomadas para que no haya ningún malentendido. Pueden usarse diversos canales: intranet, email, cartelería recordatoria, etc.; pero es importante evitar las reuniones presenciales.

Medidas preventivas ante el coronavirus

Tras el análisis de riesgos, el Plan de Contingencia para empresas debe establecer las medidas preventivas necesarias, como las siguientes:

1. Teletrabajo. El teletrabajo es una de las medidas más recomendadas por el Ministerio de Sanidad, siempre que este sea posible. En este punto del plan deben recogerse las normas y actuaciones en este sentido, como la disponibilidad de equipos para los empleados, las copias de seguridad, el despliegue de redes VPN para garantizar la seguridad, las medidas de gestión de contraseñas, las medidas de protección de datos o los canales de comunicación que se utilizarán desde casa. Cuando el teletrabajo no es posible, al menos para toda la plantilla, debe recurrirse al aislamiento o dispersión de los trabajadores.
2. Dispersión de los trabajadores. Las autoridades imponen una distancia de seguridad mínima de un metro entre persona y persona (aunque es preferible de dos metros). Esto hace que el espacio de trabajo tenga que reorganizarse para dar cabida a los equipos. Si parte de los empleados teletrabajan puede resultar más fácil, aunque dependerá de las características del espacio. Si no se puede llevar a cabo la dispersión de forma adecuada, puede habilitarse una oficina de contingencia en otro lugar. Por otro lado, los conserjes, recepcionistas o el personal de seguridad deben velar por que no se produzcan aglomeraciones en la entrada.
3. Identificación y adopción de medidas para trabajadores especialmente sensibles. Como embarazadas, enfermos crónicos, personas mayores o inmunodeprimidas…
4. Aislamiento de equipos. El aislamiento de equipos consiste en localizar a un determinado departamento en un espacio diferente al lugar de trabajo habitual. Puede hacerse como consecuencia de las medidas de dispersión (porque no hay espacio suficiente en el lugar de trabajo, y tenemos que establecer un nuevo lugar para parte de los trabajadores), para proteger a trabajadores más vulnerables o para evitar que un equipo más expuesto pueda contagiar al resto. Para el aislamiento de equipos, las oficinas de contingencia también son una buena opción.
5. Protocolo de limpieza. Debe aumentarse la frecuencia de limpieza y utilizar para ello lejía o alcohol (al menos al 70%). Se necesita una especial incidencia en superficies de trabajo como mostradores, pomos, interruptores, zonas de uso común, barandillas, etc. También deben establecerse las medidas de protección del personal de limpieza, fundamentalmente guantes desechables y mascarilla. Conjuntamente con la limpieza, se hace necesario aumentar la frecuencia de ventilación de las estancias.
6. Pautas de higiene y protección personal. Un Plan de Contingencia para empresas también debe establecer pautas de higiene personal, que se deben comunicar correctamente a la plantilla.

• • Distancia de 1-2 metros.
  • Prohibición expresa de darse besos o abrazos (pueden recomendarse alternativas, como el choque de codos o el saludo japonés).
  • Prohibición de compartir material de trabajo u otros objetos, como cubiertos y botellas, si no han sido correctamente higienizados.
  • Transmitir la recomendación de evitar tocarse la cara.
  • Comunicar la importancia del lavado correcto y frecuente de manos.
  • Recomendación de toser en el codo o en pañuelos desechables.
  • Poner geles hidroalcohólicos a disposición de los empleados.
  • En trabajos que no son de oficina pueden ser necesarios otros elementos de protección, como guantes, mascarillas, protecciones oculares, etc.

7. Protocolo de visitas y reuniones. La empresa debe decidir si suspender las reuniones presenciales (lo recomendable) o exigir medidas de distanciamiento social.

8. Compra de material necesario. Como los geles hidroalcohólicos para el higienizado de manos, mascarillas, guantes, productos desinfectantes, termómetros o unas cuantas mascarillas quirúrgicas para guardar en el botiquín (como veremos más adelante, son importantes cuando un trabajador muestra síntomas en el puesto de trabajo).

9. Medidas para la seguridad en el transporte. En el caso de que la compañía disponga de un autobús de empresa, debe tenerse en cuenta el necesario distanciamiento de los trabajadores en este. Por esto, deben limitarse las plazas y aumentar la frecuencia del autobús, si es necesario. Por otro lado, las autoridades sanitarias no permiten que varios trabajadores compartan coche. Todo ello hace que algunas empresas con una ubicación de difícil acceso o mal comunicadas se planteen establecer una oficina de contingencia en una mejor ubicación, reduciendo así la exposición de sus empleados.

Protocolo de actuación ante un posible caso de coronavirus

El Plan de Contingencia para empresas también debe definir cómo se debe actuar si se da un caso positivo en Coronavirus dentro de la empresa, dentro de los siguientes supuestos:

– Si el trabajador presenta síntomas de coronavirus en la empresa. Si el trabajador empieza a toser o presenta otros síntomas, debe establecerse que el trabajador abandone de inmediato su puesto, con una mascarilla quirúrgica para evitar dispersar el virus en su traslado.  Después, el trabajador se pondrá en contacto telefónico con las autoridades sanitarias, que le indicarán como proceder. El trabajador también debe informar a los médicos y a la empresa de si ha tenido contacto estrecho con algún empleado más, para que las autoridades sanitarias dicten las medidas pertinentes.

Debe realizarse una limpieza y desinfección de las zonas en las que se mueve el trabajador sospechoso de estar contagiado. La empresa también puede implementar en ese momento medidas de aislamiento de equipos, si así lo cree conveniente, o paralizar su actividad temporalmente. En todo caso, la empresa debe supeditarse siempre a las indicaciones de las autoridades sanitarias.

– Si el trabajador presenta síntomas en su casa. En este caso, el trabajador no debe acudir nunca a trabajar y su ausencia estaría totalmente justificada, sin importar si el resultado del test (de hacerse) resulta negativo. Debe llamar al teléfono indicado y esperar indicaciones de las autoridades. También debe indicar a la empresa si ha tenido contacto estrecho con otros trabajadores.

Actualización del Plan de Contingencia para empresas

Los Planes de Contingencia para empresas pueden mutar muy rápidamente, según se va conociendo más información sobre el coronavirus o a medida que cambian las directrices de las autoridades sanitarias. Es necesario que los responsables de la toma de decisiones se mantengan al día de la actualidad respecto al covid-19.

Si para poner en práctica el Plan de Contingencia te encuentras en la necesidad de establecer una oficina de contingencia, para la dispersión de trabajadores o la separación de equipos, en First workplaces podemos ayudarte.