Dime cómo es tu empresa, y te diré qué tamaño de oficina necesitas

A la hora de asegurar el bienestar de la plantilla, es esencial ofrecer un espacio de trabajo que responda a sus necesidades, es decir, que sea acogedor, productivo y, por supuesto, lo suficientemente amplio.

En este proceso, a menudo surge la pregunta de qué tamaño de oficina se necesita. Esta cuestión no siempre tiene una fácil respuesta ya que, aunque hay algunas normativas que nos orientan al respecto, no todas los equipos de trabajo tienen las mismas necesidades de espacio. No obstante, vamos a dar algunos consejos para determinar más fácilmente el tamaño de oficina ideal.

¿Cuánto espacio de oficina necesito por trabajador?

En cuanto al espacio en el que se desarrolla el trabajo, habitualmente se habla de entre 2 y 4 m² por trabajador. Así, una buena media es de 3 m² por trabajador, aunque algunos expertos señalan que lo idóneo es de 3,5 m² por puesto de trabajo y 14 m² si contamos también otros espacios comunes. En salas de reuniones, se suele establecer un mínimo de 2 m² por persona.

El Real Decreto 486/1997, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo, indica que los equipos de trabajo deben realizar su actividad sin riesgos y en condiciones ergonómicas aceptables. Para ello, establece que desde el suelo al techo de las oficinas debe haber, al menos, 2,5 metros, y que cada trabajador dispondrá de, al menos, 2 m² libres.

En todo caso, la separación entre los elementos materiales en el puesto de trabajo debe ser suficiente para que el personal pueda ejecutar su labor en condiciones de seguridad, salud y bienestar. Por eso, si la actividad del trabajador requiere más espacio, debe disponer de él.

Por otro lado, el documento NTP 242 INSST nos da algunas indicaciones más sobre la ergonomía de oficinas.

Esta nota técnica establece un espacio de 4 m² por trabajador en trabajos de escritorio, a lo que habría que añadir 1 m² por por cada pantalla de ordenador y 1 m² más por cada elemento de almacenamiento móvil, como es el caso de una cajonera. En este caso, se trata de recomendaciones, no de obligaciones.

A esto hay que sumar espacios que no son estrictamente de trabajo, como áreas de descanso, comedor, baños, recepción, etc. En los centros de trabajo flexible, estas zonas (así como algunas salas de reuniones o formaciones) pueden ser utilizadas por todos los usuarios, así que no es necesario que las cuentes como espacio de tu oficina.

La importancia de tener en cuenta la actividad de la empresa 

Aunque es preciso respetar el espacio mínimo por trabajador, a la hora de determinar el tamaño de la oficina también es esencial tener en cuenta el tipo de actividad que se va a realizar. Por ejemplo, algunos puestos técnicos, como arquitectos, ingenieros o delineantes pueden necesitar mesas más amplias y, por tanto, más espacio.

En cambio, en oficinas con finalidad de call center se puede optimizar el espacio por persona y dedicarlo, en cambio, a ampliar zonas comunes y otros espacios para el relax.

Por otro lado, también deben tenerse en cuenta las dinámicas de trabajo de la empresa. Algunas empresas tienen en marcha medidas de trabajo híbrido, de modo que no todos los equipos de trabajo coinciden a la vez en la oficina. En este caso, si se quiere optimizar el espacio, podríamos optar con una estrategia de hot-desking, de modo que no haya puestos de trabajo fijos, sino que cada empleado elija diariamente un puesto entre los disponibles. Así, se puede optimizar el espacio de la oficina, aunque sería conveniente dedicar un espacio para taquillas u otros sistemas de almacenamiento para que los equipos puedan dejar allí algunos objetos personales.

A la hora de decidir el tamaño de oficina y su distribución, puede ser interesante realizar una workplace strategy, que es un estudio que sirve para optimizar el espacio de trabajo en función de las dinámicas de la empresa y sus necesidades. Así, pueden establecerse más o menos espacios de trabajo colaborativo, más o menos salas de reuniones, determinar una distribución eficiente, etc.

Tamaño de oficina: ¿y si se amplía la plantilla?

Los espacios de trabajo flexible son la mejor opción para las empresas que están creciendo o tienen previsión de crecer. Permiten trazar un espacio privado a demanda, con los m² y la distribución que se necesite, pero también ofrecen la posibilidad de transformarse: sumar más metros, crear una nueva sala, etc.

De este modo, la empresa no está atada a la oficina, sino que la oficina puede transformarse con ella para responder a sus necesidades.

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