Dinámicas para reuniones de trabajo eficientes

Bien enfocadas, las reuniones de trabajo son una herramienta clave para la productividad de una empresa. Sin embargo, si estas reuniones no se preparan adecuadamente, pueden acabar siendo una pérdida de tiempo: se vuelven demasiado largas, tediosas e incluso aburridas.

Para que las reuniones de trabajo no acaben siendo algo pesado y rutinario, es posible llevar a cabo ciertas dinámicas que faciliten la consecución de los objetivos de la empresa.

Consejos para reuniones de trabajo más efectivas

Si quieres hacer que las reuniones de tu empresa sean breves, agradables y que vayan directas al grano, sigue los siguientes consejos:

1.- Reunirse regularmente

Lo mejor para que las reuniones mantengan su concreción y no se hagan eternas es realizarlas con cierta regularidad. Más reuniones cortas pueden ser más productivas que una larga: obligan a los presentes a concentrarse en la temática, no será necesario realizar una actualización previa (porque los trabajadores todavía recordarán la reunión anterior) y pueden dedicarse algunas de estas reuniones a los nuevos temas que van surgiendo a lo largo de los encuentros, sin dejar a todos mental y emocionalmente exhaustos.

2.- Puntualidad

Todas las reuniones deben tener una hora de inicio y una de finalización, que deben cumplirse siempre que no haya situaciones de fuerza mayor. Si algunos miembros piden esperar ‘unos minutos más’ lo que estamos logrando es que aquellos que se han organizado para cerrar sus tareas a tiempo, se queden esperando el inicio de la reunión,  sin nada que hacer y sin empezar una nueva tarea. En el caso de tener que posponer una reunión, es mejor establecer una nueva hora bien definida, y no dejarlo todo en un ambiguo ‘en un rato’.

Por otro lado, siempre que sea posible es conveniente establecer las reuniones rutinarias a las mismas horas. Para evitar olvidos, puede crearse una convocatoria de reunión recurrente en Google Calendar, que mandará un recordatorio a todos los asistentes antes de la reunión.

3.- Hay diferentes tipos de reuniones

Los buenos equipos de trabajo celebran diferentes reuniones para diferentes tipos de asuntos. No es lo mismo una reunión para tratar temas administrativos, que temas estratégicos o temas táctico-comerciales. ¿La razón? Los cerebros no son tan hábiles para pasar rápidamente de un tipo de una dinámica a otra.

4.- El orden del día, siempre presente

El orden del día establece la estructura de la reunión y nos ayuda a alcanzar los objetivos de la misma. Hay que ser breves y directos, y establecer límites de tiempo para cada punto de esta. Además,  el orden del día debe comunicarse con anterioridad a la reunión, para que todos los miembros acudan convenientemente preparados.

5.- Designación de un moderador

Podemos asignar un moderador que sea capaz de dirigir con tacto, pero con firmeza, la reunión. El moderador debe estar dispuesto a señalar cuando un equipo está fuera de tema.

Si el equipo está perdiendo el foco de la reunión, el moderador es el encargado de encauzar las conversaciones. Para que todos entiendan el papel del moderador y se pongan en su piel, este puede ser un puesto rotativo. Así, todos los miembros del equipo tendrán esta responsabilidad de vez en cuando.

6.- Recapitulación de conclusiones

Es una buena costumbre el pasar los últimos cinco minutos de cada reunión recapitulando las decisiones y acciones, para evitar malentendidos. Aunque en reuniones más formales este punto se recogería en el acta de la reunión, en reuniones informales entre compañeros de trabajo puede bastar con registrarlo en una hoja de Excel.

7.- Evitar los dispositivos móviles

Si no estamos esperando una llamada importante o si no son imprescindibles para el desarrollo de la reunión, los móviles deberían quedarse fuera de la sala (o en un espacio de esta, todos juntos y en silencio). Aunque queramos evitarlo, tener el teléfono cerca provoca distracciones.

Algunos miembros del equipo también pueden sentirse ofendidos si ven que los demás miran sus móviles mientras ellos están exponiendo una idea.

Estas son las mejores dinámicas para llevar a cabo las mejores reuniones de trabajo. Se trata de consejos o reglas que hacen que cualquier reunión sea más productiva y útil, en menos tiempo. Para que las reuniones sean eficientes, asegúrate también de contar con una sala que cumpla con los requerimientos –a nivel de espacio y de conectividad- que necesita tu equipo.