7 Pasos para elaborar una encuesta de Clima Laboral

Existe el consenso generalizado de que el clima laboral constituye el alma de la organización y puede influir significativamente en el rendimiento y la actitud de los empleados y, por tanto, en su productividad. A pesar de lo que en ocasiones se piensa, el clima laboral o clima organizacional no es un ente subjetivo y abstracto. Por el contrario, es algo medible y cuantificable mediante encuestas de clima laboral.

Las encuestas de clima laboral proporcionan managers y a los responsables de RR.HH. la mejor indicación de las opiniones, actitudes y sentimientos de las personas que trabajan en la compañía.

Realizar una encuesta sobre el clima en cualquier empresa es un ejercicio complejo, que a menudo requiere mucho tiempo. No obstante, sus resultados son realmente útiles para valorar el ánimo de la plantilla y la cohesión del equipo y para tomar decisiones.

1. Compromiso

La decisión de realizar una encuesta de clima laboral debe tomarse con el pleno compromiso del personal directivo de seguir todos los pasos del proceso, en particular el que implica actuar en función de los resultados.

2. Decidir si se hace internamente o se subcontrata

¿La evaluación se hará internamente o se subcontratará a un proveedor de servicios independiente? Las principales ventajas de la contratación externa son la capacidad de comparar con otras organizaciones, la independencia percibida y la experiencia de un proveedor de servicios especializado. La principal ventaja de una ruta interna, normalmente impulsada por RR.HH., es la flexibilidad con respecto a la administración, la adaptabilidad a las circunstancias de la compañía y gestión de la evaluación (coste y control).

3. Diseñar y administrar la encuesta

Tanto si se utiliza una ruta interna como si se subcontrata la evaluación de clima laboral, hay varias cuestiones de diseño que deben ser aclaradas. Aspectos como el idioma o los idiomas utilizados, el formato de la encuesta, la claridad de las preguntas, si realizar preguntas abiertas o cerradas, etc.

Un cuestionario fiable es aquel que daría los mismos resultados si se utilizara repetidamente con el mismo grupo en condiciones idénticas. También es esencial diseñar un sistema que permita anonimizar las respuestas.

En lo que respecta a la administración, se debe decidir la forma de evaluación, es decir, en papel, electrónica, en grupos de discusión o una combinación de todas ellas. Se acepta en gran medida que la mejor forma de evaluación es una combinación de recopilación de información, por ejemplo, una encuesta electrónica, seguida de una serie de grupos de discusión para reforzar la validez de los datos.

4. La elaboración de las preguntas

Algunas de las preguntas que se pueden formular, son las siguientes: ¿Crees que los líderes saben gestionar bien las relaciones internas? ¿Consideras que están cumplidas tus necesidades formativas? ¿Consideras que sus opiniones se tienen en cuenta? ¿Recibes feedback habitualmente? ¿Valoras la relación entre los empleados como positiva? ¿Cómo valoras el espacio de trabajo?

5. Recopilar datos y analizar los resultados

Hay dos formas de analizar los resultados. Una es hacer un análisis cualitativo, buscando tendencias y patrones en los datos, y transformando los patrones en información.

El segundo método es a través del análisis estadístico, que implica la recopilación, examen, resumen, manipulación e interpretación de la información cuantitativa para identificar las causas subyacentes, los patrones, las relaciones y las tendencias.

6. Actuar en base a los resultados y comunicar

Es necesario desarrollar un plan de retroalimentación muy específico con las actividades y acciones requeridas, e identificar a la persona o equipo responsable.

Si la realización de evaluaciones de clima laboral es una iniciativa nueva, será necesario asegurarse de que las sesiones de retroinformación se planifiquen y gestionen especialmente bien. Los datos pueden ser abrumadores y podrían perder significado si se presentan en masa a todos los niveles.

Hay que poner especial cuidado a la hora de comunicar los resultados. La retroalimentación es importante para mostrar que las opiniones de los empleados son reconocidas. Introducir una evaluación y luego no dar retroalimentación o no actuar sobre los resultados puede tener un impacto negativo en el equipo evaluado..

7. Medir el impacto

Una vez que se han tomado medidas para actuar sobre los resultados, es vital medir si los planes de acción están teniendo algún impacto en el tratamiento de las cuestiones que se identificaron en primer lugar.

Por ejemplo, si en la evaluación se identificó una comunicación deficiente, y se instituyeron medidas para celebrar reuniones diarias para mejorar este aspecto, entonces se debe medir si dichas reuniones han mejorado la comunicación.

Las evaluaciones de cualquier tipo pueden ser intimidantes e inquietantes para los empleados si no comprenden por qué se realizan las evaluaciones y qué se va a hacer con los resultados. Por consiguiente, es importante tener mucho cuidado en asegurar que la información sobre la evaluación se comunique correctamente. Por lo general, las organizaciones necesitan realizar una gran encuesta de clima laboral cada dos años, que se complementará con encuestas ocasionales o de pulso cuando sea necesario.