Espacio de trabajo flexible: qué es y cómo funciona

Los espacios de trabajo flexible están transformando el mercado de las oficinas. Según cifras de Statista, en marzo de 2022 Europa concentraba aproximadamente 4.200 espacios de trabajo flexible y parece que esta tendencia no va a cambiar, ya que se estima que representarán el 30% del mercado global de oficinas en 2030.

Si todavía no sabes a qué se debe este furor por los espacios de trabajo flexibles y quieres saber qué son exactamente, cómo funcionan y por qué las empresas eligen este modelo para establecer su oficina, te lo contamos en este post.

¿Por qué las empresas eligen espacios de trabajo flexibles?

La flexibilidad es una de las características más importantes para las empresas. Cuando se habla de flexibilidad, se hace referencia a la capacidad de una organización para adaptarse a los continuos cambios (económicos, tecnológicos, sociales o culturales) que puedan afectar al contexto interno y externo de la organización.

En un entorno económico y empresarial caracterizado por el cambio continuo y la incertidumbre, la flexibilidad se convierte en un elemento clave que determina la capacidad competitiva de las empresas.

Pero la flexibilidad tiene muchos aspectos:

• Flexibilidad laboral, que hace referencia a las condiciones de flexibilidad que tienen los equipos de trabajo, como trabajo híbrido, horarios flexibles, etc.
• Flexibilidad de organización, que hace que los equipos puedan reconfigurar fácilmente sus estructuras, tareas y responsabilidades o que se transformen los procesos o los canales de comunicación.
• Flexibilidad productiva, que consiste en la posibilidad de adaptar los procesos productivos a la demanda sin incurrir en sobrecostes.
• Flexibilidad estratégica, que hace referencia a la capacidad que posee la empresa de adaptar su estrategia a los cambios del mercado. Por ejemplo, cambiando las tecnologías que usa o renovando sus productos, servicios o estrategia de precios.

¿Qué pintan los espacios flexibles en todo esto? Los espacios de trabajo flexibles son capaces de acompañar a la empresa en sus procesos de transformación, facilitando que puedan ejercer la flexibilidad sin impedimentos.

Por ejemplo, un cambio en la organización puede llevar a una reestructuración de la oficina, de modo que pase a necesitar más espacio para albergar a nuevos equipos. Un espacio de trabajo tradicional ofrecería pocas soluciones: o bien una mudanza o aumentar la concentración de trabajadores. En cambio, un espacio de trabajo flexible permite ampliar la oficina para que siempre responda a las necesidades de la empresa.

Un espacio de trabajo flexible también puede acompañar a la empresa cuando implanta medidas de flexibilidad laboral. Por  ejemplo, si se apuesta por un modelo de trabajo híbrido, quizás a la empresa convenga reducir parte de su espacio de trabajo open-space y habilitar phone booths o salas para que los equipos puedan realizar desde allí reuniones telemáticas con los compañeros que están en otras ubicaciones, sin perjudicar la concentración de sus compañeros de oficina.

Así, los espacios de trabajo flexibles no solo ofrecen una especie de lienzo en blanco en el que ubicar una oficina a medida, con los espacios y metros que se requiera, sino que además permiten transformar este espacio que se ha construido a medida que cambian las necesidades de la empresa. Por este motivo, se están convirtiendo en una opción más inteligente y rentable que cualquier arrendamiento fijo o a largo plazo.

¿Qué tipo de flexibilidad ofrece un espacio de trabajo flexible?

Los espacios de trabajo flexible de First workplaces ofrecen flexibilidad a las empresas en varias dimensiones:

• Flexibilidad en cuanto al espacio y su distribución. Como decimos, los espacios flexibles van más allá de diseñar una oficina a medida, sino que ésta se puede ampliar, reducir o modificar, sin inversión inicial ni de transformación o adaptación de la oficina.
• Flexibilidad en cuanto a los servicios contratados. Los espacios de trabajo flexibles incluyen los servicios necesarios para que la empresa pueda empezar a trabajar sin preocuparse de nada, como los suministros (incluyendo fibra óptica y WIFI 5G), la limpieza, la seguridad o la recepción. No obstante, es posible contratar de forma flexible otros servicios adicionales, como gestión de eventos, catering, café, diseño gráfico o reprografía.
• Flexibilidad en cuanto a la duración del contrato. Este tipo de soluciones no se rigen por la Ley de Arrendamientos, por lo que la duración no tiene por qué ser de cinco años. También hay flexibilidad respecto al periodo de permanencia que la empresa necesite.
• Flexibilidad para trabajar o reunirse desde diferentes ubicaciones. Si alguno de tus equipos de trabajo o empleados necesita trabajar desde otros centros First, nuestro equipo buscará una fórmula personalizada.También puedes reservar una sala de reuniones en cualquiera de nuestros centros First siempre que lo necesites.
• Flexibilidad para trabajar hasta tarde o los fines de semana. Los equipos pueden acceder cuando quieran a su oficina, sin limitaciones horarias los 365 días del año

Ahora que ya conoces qué flexibilidad te aportan nuestros espacios de trabajo, quizás también te interese conocer otras ventajas, como la posibilidad de optimizar los costes o acceder más fácilmente a una ubicación prime en Madrid, Barcelona o Málaga.

El equipo de First está siempre disponible para atender tus necesidades y, en un tiempo récord, todo estará preparado para que tus equipos empiecen a trabajar en un espacio que se adapte a ellos.