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Nuevas formas de organización del trabajo que están triunfando

Tendencias en oficina 2023
Nuevas formas de organización del trabajo que están triunfando

Las nuevas formas de organización del trabajo y de las tareas permiten que las empresas ganen en competitividad. Gracias a los nuevos modelos y metodologías, los flujos de trabajo son más dinámicos y se aumenta la capacidad de respuesta ante los vaivenes del mercado.

Así, las nuevas formas de organización del trabajo estructuran, estandarizan y organizan los procesos para mejorar la productividad, aumentar la rapidez, acortar la curva de aprendizaje de los equipos y evitar errores.

¿Quieres conocer las metodologías de organización y gestión del trabajo que están triunfando? A continuación, repasamos las principales.

Las formas de organización de trabajo que debes conocer

1. Las metodologías ágiles

Se denominan metodologías ágiles a aquellas formas de organización que permiten adaptar el método de trabajo a las condiciones específicas de cada proyecto y a su entorno. De este modo, se trata de formas de organización del trabajo que se fundamentan en la flexibilidad.

En las metodologías ágiles, se realizan entregas o revisiones del producto o servicio en cada fase y, en las siguientes se van incorporando mejoras. Las más usadas son las siguientes.

1.1. Kanban

Consiste en elaborar un cuadro o diagrama en el que se reflejan las tareas de todo el equipo, que se dividirán en diferentes columnas, habitualmente en tres: ‘pendientes’, ‘en proceso’ y ‘terminadas’, aunque se pueden agregar otras columnas como ‘bloqueado’ o ‘en revisión’.

Por su parte, las tareas más relevantes para el proyecto aparecen como tarjetas dentro de estas columnas. Esta tabla debe ser accesible para todo el mundo y permite visualizar, de un solo golpe de vista, los flujos de trabajo, la carga de trabajo de cada equipo o persona y los posibles cuellos de botella.

Kanban fue desarrollado por un ingeniero de Toyota a finales de la década de 1940, aunque se ha ido transformando para adaptarlo a otros sectores e industrias. En el Kanban moderno, las tarjetas se van moviendo de columna según su estado y se priorizan siempre las que están ‘en proceso’. 

A medida que se avanza y surgen nuevas tareas (como implementar mejoras o nuevas funcionalidades) se acumulan en la columna inicial, pero no se empiezan hasta que se terminen las que ya estaban en marcha de la primera etapa.

Se trata de un método muy visual, que necesita de un sitio físico (como una pizarra con post-its) o digital donde plasmarlo.

1.2. SCRUM

Scrum es un marco que permite el trabajo colaborativo entre equipos, muy utilizado en desarrollo de software (pero aplicable a otros proyectos) y que es especialmente útil para conseguir adaptarse a los cambios que van surgiendo.

Como desarrollamos en este artículo, se caracteriza por dividir el trabajo en pequeñas cápsulas de tiempo, bautizadas como «sprint». A la finalización de cada sprint, se obtiene un prototipo del producto o servicio que necesita ser desarrollado, lo que sería una iteración. Tras cada iteración, el producto o servicio gana valor.

1.3. Scrumban

Este sistema mezcla lo mejor de las dos formas de organización del trabajo mencionadas anteriormente: Scrum y Kanban. Mantiene el tablero de tareas y aplica las características de Scrum para ser ágil (las replanificaciones al principio de cada iteración).

2. Modelo en cascada (waterfall)

El modelo en cascada es una forma de organizar el trabajo dividiéndolo en distintas fases. Las tareas están vinculadas siempre por una relación de dependencia, por lo que una solo empieza cuando ha terminado la anterior.

Este modelo de gestión surgió en los sectores de fabricación y construcción, en los que cada hito debe estar finalizado para poder avanzar con el proceso.

Al usar este método, es imprescindible tener en cuenta las relaciones de dependencias en las tareas y establecer un cronograma claro que establezca un límite temporal para cada etapa.

El producto o servicio no es revisado hasta el final de la cascada, por lo que resulta más difícil introducir cambios. Así, se utiliza cuando ya se cuenta con un producto o servicio definido.

3. CPM (método de la rutina crítica)

Este método parte del establecimiento de las tareas que son críticas en un proyecto.

Para poner en marcha este método, es necesario identificar las tareas más importantes del cronograma del proyecto, detectar las dependencias de las tareas y calcular la duración de cada una de ellas.

Con esta información, se creará un diagrama que te permitirá identificar la ruta crítica, es decir, la secuencia más larga de tareas críticas y la que puede poner en peligro tu proyecto.

También se debe calcular la holgura, es decir, cuánto se puede llegar a retrasar una tarea sin que esto impacte en la fecha de entrega del proyecto.

¿Cuál es la mejor forma de organización del trabajo?

Aunque todas las formas de organización del trabajo y de tareas pueden resultar útiles para las empresas, lo cierto es que las metodologías ágiles son las que mejor consiguen adaptar el marco de trabajo a las nuevas realidades.

En un contexto en el que las necesidades son cambiantes, la flexibilidad es una de las características más perseguidas por las empresas. La adopción de metodologías ágiles es fundamental, pero también se hace necesario dotar a la empresa de flexibilidad en otros aspectos: desde la flexibilidad de organización hasta un espacio de trabajo flexible que se adapte a las necesidades de los equipos de trabajo en todo momento.

Por este motivo, en First workplaces nos esforzamos por ofrecer a las empresas que trabajan en nuestros espacios soluciones flexibles, que les permitan crecer y transformarse cuando lo necesitan. Si el espacio de trabajo acompaña, todo saldrá mejor y más rápido.

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