Oficina virtual para empresas y emprendedores: ¿cómo funciona?

Las oficinas virtuales son espacios digitales en los que las personas pueden trabajar, desempeñando sus funciones de una forma similar al modo tradicional, pero con algunas particularidades. Estas oficinas virtuales no necesitan de espacio físico, y además son más baratas y flexibles que las oficinas clásicas físicas.

Cada vez más emprendedores, sobre todo jóvenes y sin miedo a la tecnología, están decantándose por una oficina virtual. Para las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas, el alquiler de un espacio de oficina físico no siempre es viable desde el punto de vista financiero o logístico. En muchas ocasiones, se llega a la conclusión de que trabajar en casa, o en el lugar que cada trabajador escoja, es una opción más barata, fácil y viable.

Sin embargo, los beneficios de tener una dirección comercial profesional y otros servicios de oficina a su disposición son innegables. Afortunadamente, es posible disfrutar de estas ventajas gracias a la tecnología e Internet.

¿Qué es una oficina virtual (virtual office)?

Cuando se contrata una oficina virtual, se está adquiriendo una selección de servicios que una empresa necesita para dar una imagen profesional, pero que no incluyen un espacio físico.

Así, es un servicio ideal para autónomos o emprendedores que trabajan en otro lugar -desde su casa o desde una ubicación que puede disuadir a potenciales clientes- o para empresas en las que los trabajadores se conectan remotamente (teletrabajo).

A modo de resumen, los servicios ofrecidos por los proveedores de oficinas virtuales suelen incluir:

–   Una dirección postal, habitualmente en el centro de la ciudad, asignada a la empresa, además de servicios de gestión del correo para reenviar el correo desde allí a su domicilio.

–   Un número de teléfono de negocio exclusivo, que puede redirigir las llamadas a sus dispositivos personales o, si se prefiere, un servicio de recepción y respuesta de llamadas que se adapte a los requerimientos de la empresa.

–   Domiciliación de la sociedad.

–   Posibilidad de reserva de salas de reuniones profesionales, para aquellas situaciones que requieran de un cara a cara.

En resumen, una oficina virtual permite trabajar donde se quiera y con dispositivos propios, al tiempo que uno puede beneficiarse de la imagen empresarial profesional que conlleva el hecho de estar en una oficina clásica.

4 ventajas de las oficinas virtuales

1. Ayudan a ahorrar tiempo

Las oficinas virtuales comparten las ventajas del teletrabajo. No tener que ir a la oficina todos los días, coger el transporte público o pasar el tiempo en un atasco puede llegar a ahorrar hasta 4 horas diarias, dependiendo de la situación. De esta forma, los implicados pueden acabar su trabajo antes y ser más productivos, al tiempo que dedican todo tu tiempo a lo realmente importante: los clientes, sacar el trabajo adelante o la conciliación familiar.

2. Ayudan a ahorrar dinero

Es innegable que el alquiler de una oficina (con sus correspondientes suministros) es un gasto constante y significativo, sobre todo para aquellas empresas que están despegando. Este gasto se multiplica si estamos hablando de una gran ciudad y de si, además, queremos que la empresa esté domiciliada en una localización premium -algo que, inevitablemente, trasmite una buena imagen de esta-.

3. La flexibilidad significa más productividad

Todos los empleados, y también los que trabajan a distancia, conocen sus tareas diarias, semanales y a largo plazo, y por eso pueden trabajar a cualquier hora del día sin el esfuerzo extra de estar presentables en una oficina. Eso significa que pueden distribuir su tiempo para hacer el trabajo y otros recados personales sin tomarse un día libre.

Además de los beneficios en cuanto a productividad, la flexibilidad laboral reduce los niveles de ansiedad de los empleados y los hace estar más satisfechos con su trabajo, contribuyendo a reducir así la rotación laboral y reteniendo el talento.

4. Proporcionan una imagen profesional

Si estás buscando dar a tu empresa una imagen más profesional pero no ves claro el plan de mudarte a una oficina, una oficina virtual es una alternativa más flexible y mucho más económica para dar ese salto.

Del mismo modo, si ya estás trabajando en una oficina pero te parece que es una carga demasiado pesada para tu tiempo y tus recursos, una oficina virtual podría ser una mejor opción.

El hecho de tener una dirección comercial, en lugar de simplemente la dirección de tu casa; un número de teléfono comercial, en lugar de un número de teléfono móvil o de un domicilio; y un espacio adecuado en el que reunirse con los clientes, en lugar de una vivienda o una cafetería; ofrece la impresión de que una empresa es profesional, está bien establecida y, en última instancia, es totalmente digna de confianza.