Diariamente se celebran infinidad de reuniones en el mundo empresarial. Reuniones de trabajo, presentaciones de productos, juntas de accionistas… Y en muchas ocasiones estos encuentros no obtienen el resultado pretendido a la hora de convocarlos. Por eso os dejamos algunas recomendaciones que en principio son premisas comunes a cualquier reunión que se tercie:
1. Elegir la sala de reuniones
Para conseguir el ambiente idóneo, el espacio en el que se desarrolle la reunión puede condicionar el éxito de la misma por lo que es fundamental tener en cuenta el número de asistentes, ya que no se consigue un buen ambiente si el espacio es demasiado grande o, por el contrario, demasiado ajustado a los participantes.
2. Propiciar la comodidad
Partiendo de la base de contar con un mobiliario ergonómico, muy valorado sobre todo en reuniones extensas, es fundamental la calidad del espacio de trabajo en cuanto a la amplitud para cada asistente, la acústica de la sala, temperatura e incluso una cuidad decoración.
3. Disposición de la sala
Este aspecto también influye muy directamente en el desarrollo de las reuniones, ya que en función del carácter del encuentro es imprescindible acertar con la disposición de los asistentes. Por ejemplo, si la intención es que haya uniformidad para que todos intervengan y que haya contacto visual, el mejor formato sería en ejecutiva (circular). Sin embargo, si se pretende hacer distinción entre los ponentes frente a ‘oyentes’, una de las disposiciones que podrían encajar sería en forma de U.
4. Material necesario
El espacio en el que se va a trabajar deberá estar dotado de material de oficina básico, como bolígrafos y blocks de notas, así como de conexiones de red.
5. Actitud de los asistentes
No siempre apetece asistir a todas las reuniones que nos marca la agenda pero en este sentido hay que cuidar algunos detalles: la comunicación no verbal, mostrar respeto ante las opiniones versadas y capacidad de escucha.
En resumen, para lograr una reunión perfecta, es fundamental elegir la sala adecuada, proporcionar comodidad a los asistentes y considerar la disposición de la sala. También es importante contar con el material necesario y promover una actitud positiva entre los participantes, fomentando la comunicación no verbal, el respeto y la capacidad de escucha. Estos consejos contribuirán a mejorar el resultado y el éxito de cualquier tipo de reunión en el ámbito empresarial.
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