Los 6 tips para crear un espacio de trabajo productivo

La productividad de los empleados es uno de los grandes objetivos que desea conseguir toda empresa. Pero la productividad no solo depende de las personas, también depende de los espacios y los medios técnicos que estas tienen a su disposición.

Por eso, en este post vamos a ver seis elementos fundamentales a la hora de conseguir un espacio productivo.

1. La importancia de la iluminación

Está demostrado que una buena iluminación tiene un impacto directo y positivo en la capacidad de concentración de las personas. Y, al contrario, una iluminación inadecuada aumenta el estrés, el cansancio y la fatiga visual.

Por todo esto, la luz es uno de los principales factores a tener en cuenta cuando queremos crear un espacio de trabajo altamente productivo.

Es importante contar con un entorno en el que la luz esté regulada para cada actividad en particular. La intensidad de la misma no tiene que ser la misma en todas las estancias. La luz puede convertirse así en la herramienta perfecta para delimitar espacios.

Para los espacios de trabajo se recomiendan luces blancas y de tipo fluorescente (que emiten menos calor que las lámparas incandescentes). También es recomendable usar un sistema de regulación de la luz, ya sea mediante varios interruptores o con luces regulables que permitan conseguir fácilmente el equilibrio claridad-oscuridad buscado.

Es conveniente aprovechar la luz natural que entra por las ventanas, pero usando también la artificial, ya que los rayos del sol no deben incidir directamente en la superficie de trabajo porque pueden causar daños en los materiales, deslumbramientos (sobre todo cuando se trabaja con pantallas) y un aumento excesivo de la temperatura.

En los espacios de relax, la luz puede ser cálida, ya que esta contribuye a crear ambientes más acogedores.

2. Conseguir la temperatura adecuada

La concentración no obedece únicamente a factores mentales. Aspectos como la temperatura inciden de manera directa en la capacidad de ser más eficientes.

Si la temperatura es demasiado alta o baja, puede provocar estrés térmico, irritabilidad y disminución de la concentración. En casos más extremos, podrían producirse síncopes, deshidratación, golpes de calor (en el caso de temperaturas altas) o disconfort, disminución de la destreza manual, de la mental,  de la capacidad física o incluso efectos respiratorios (en el caso de exceso de frío). Por eso, encontrar una temperatura estable y moderada, que permita a todos los trabajadores de un mismo entorno sentirse cómodos, es uno de los objetivos a perseguir.

Hay diferentes guías que podemos consultar, pero el Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, que establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo, ya nos da unas pistas de las temperaturas adecuadas.

• Durante el verano. Entre 23ºC y 26ºC, con una humedad relativa del aire entre el 30% y el 70%. Si hay aire acondicionado, la humedad relativa no debe bajar del 50%.
• Durante el invierno. Entre 20ºC y 24ºC con una humedad relativa del aire entre el 30% y el 70%. La velocidad del aire no debería superar los 0,1 metros por segundo dado que este afecta a la sensación térmica, incluso si es caliente.

3. Un mobiliario cómodo

La productividad está directamente relacionada con la comodidad. No contar con un mobiliario ergonómico impedirá un buen desempeño del trabajo.

Es importante buscar con detenimiento un mobiliario adecuado para los puestos de trabajo (sillas, mesas, reposapiés…), pero también hay que prestar atención al mobiliario accesorio, como puede ser el de almacenaje. Esto permitirá ahorrar tiempo a la hora de localizar o guardar documentos u otros materiales que se necesiten en la actividad diaria de la empresa, consiguiendo así una mayor productividad.

4. Vigilar la calidad del aire

La calidad del aire interior incide sobre la salud de los empleados y también sobre su productividad. Un aire cargado de polvo u otras partículas dentro del edificio puede provocar alergias, cefaleas o problemas respiratorios, además de incrementar la posibilidad de transmisión de patógenos como el SARS-CoV-2.

Por eso, es necesario asegurar siempre una buena ventilación natural (que sea cruzada, si es posible) de forma frecuente, aunque el edificio cuente con sistemas de ventilación mecánica. En el contexto de la pandemia de Covid-19, es necesario cuidar especialmente estas cuestiones, revisando que se dé una correcta circulación del aire.

5. Crear espacios adecuados para diferentes fines

Es necesario una división de los espacios que permita que los empleados trabajen a gusto, pero que también puedan realizar otras actividades en un entorno adecuado y sin molestar a los demás.

Por eso, el espacio debe estar pensado para acoger diferentes tipos de actividades, dividido para dar lugar a espacios de trabajo, salas de reuniones o formación, espacios para realizar videollamadas o llamadas con intimidad (evitando molestar a los compañeros y poner en riesgo datos confidenciales), espacios para tomar un café, para comer o espacios para encuentros informales.

6. Contar con la tecnología adecuada

Hoy en día, pocas empresas pueden continuar con su actividad si tienen algún problema con su red de internet. Es necesario contar con redes backup para que, si algo le pasa a la principal, la actividad pueda continuar. Además, es recomendable que las líneas sean de operadores diferentes, para que no haya problemas si se trata de una caída generalizada de un operador.

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