Así está cambiando la distribución de las oficinas

Las tendencias actuales en los negocios muestran que la forma en la que se trabaja -dónde, cuándo y con quién- está cambiando. Como efecto colateral, la distribución de las oficinas también se está viendo transformada.

Actualmente, los equipos están formados por un grupo de personas reunidas con el objetivo de facilitar la comunicación horizontal. No obstante, las nuevas tecnologías y las nuevas necesidades de las empresas están cambiando progresivamente esta estructura tradicional.

En el futuro más próximo, la complejidad de localizar ciertos perfiles laborales, el trabajo por objetivos, la mayor importancia concedida por parte de los trabajadores al lugar de trabajo y las nuevas necesidades de las empresas, que en ocasiones necesitan ampliarse o menguar en muy poco tiempo, harán que los escenarios de trabajo se transformen.

De hecho, esto ya está sucediendo. Muchas empresas empiezan a introducir cambios en sus rutinas productivas, estructurando su fuerza laboral en equipos pequeños y flexibles, en respuesta a las fluctuaciones de la carga de trabajo o la reducción de los plazos.

Las empresas tienen que empezar a crear equipos cada vez más flexibles y más autónomos. Para responder a esta tendencia, iniciativas como el hot-desking o los espacios flexibles están empezando a transformar la distribución de las oficinas.

Así serán las oficinas del futuro

Las oficinas ya están cambiando, pero en un futuro cercano lo seguirán haciendo para dar respuesta a las nuevas necesidades de las empresas y los autónomos. Algunas de las transformaciones más relevantes son las siguientes:

-Hot-desking. El hot-desking es una tendencia que busca fomentar la movilidad de los empleados, haciendo que estos dejen de tener un puesto asignado de trabajo. Así, una oficina que emplee el hot-desking no tendrá un equipo de trabajo por persona: se establecen estaciones de trabajo comunes, que pueden ser utilizadas por cualquiera de los empleados, quien solo necesitaría introducir sus claves para acceder a la información que tiene guardada en un repositorio en la nube.

Otra modalidad de hot-desking consiste en que cada trabajador cuente con un equipo personal y portátil, pero los puestos de trabajo siguen sin estar asignados: cuando un trabajador llega a la oficina, elige en qué sitio quiere establecerse.

El hot-desking tiene sentido cuando la movilidad de los empleados es alta y el trabajo remoto o el teletrabajo está ampliamente implantado. También funciona muy bien cuando los empleados se mueven frecuentemente entre diversas sedes.

La empresa debe velar porque haya siempre puestos de hot-desking disponibles. Si parte de los empleados teletrabaja frecuentemente, debe haber menos puestos que trabajadores, pero recortarlos en exceso puede crear problemas de disponibilidad.

-Oficinas flexibles. Las oficinas o espacios de trabajo flexibles ya existen, pero se espera que en los próximos años vayan ganando relevancia y este modelo de oficina sea más mayoritario.

Las oficinas estarán encuadradas en un centro de trabajo mayor, como lo están ahora, con la particularidad de que las paredes no supondrán ya límites para el crecimiento de una empresa o su reestructuración.

Hasta ahora, si una oficina se quedaba pequeña, tenía que buscarse un nuevo espacio que pudiese dar cabida a la ampliación de equipo. Con las oficinas flexibles, se opta por reestructurar el espacio dentro del edificio, moviendo paredes si es necesario, para dar cabida al equipo sin tener que hacer mudanzas y cambiar la dirección de la empresa.

-Trabajo remoto. El trabajo desde casa o a distancia es una realidad ya para muchas personas, algo que se ha acrecentado recientemente por las medidas de confinamiento derivadas de la crisis del coronavirus.

Muchos autónomos y emprendedores combinaban ya esta fórmula con la reserva de salas de reuniones en espacios de trabajo, para así transmitir una imagen más profesional a clientes o colaboradores.

Cuando hablamos del teletrabajo en empresas convencionales, esta fórmula difícilmente puede sustituir a un espacio físico, pues no todo el personal teletrabaja al mismo tiempo (en circunstancias normales). No obstante, el trabajo en remoto combinado con el hot-desking, para aquellos que acudan físicamente, puede ser una buena opción.

-Menor jerarquización. La democratización de los espacios en las empresas es otro de los cambios que se están viendo reflejados en las oficinas. Cada vez hay menos divisiones atendiendo a criterios jerárquicos en la empresa, y los empleados tienden a entremezclarse o agruparse de la manera más efectiva, dejando los cargos a un lado.

Esto hace que muchos líderes prescindan de los despachos, sentándose mano a mano con sus equipos y recurriendo a salas de reunión -que pueden utilizar la totalidad de los empleados- cuando lo necesitan.

-Espacios de colaboración y bienestar. Cada vez más organizaciones toman conciencia de la necesidad de poner el foco en el bienestar de los empleados. Esto puede conseguirse con la habilitación de zonas de esparcimiento y relax agradables, que les permitan relajarse, relacionarse en un ambiente más informal e interactuar con personas con las que habitualmente no lo hacen. Esto, además, fomenta su creatividad y les ayuda a pensar de manera no convencional.

-Mayor privacidad. Que se busque una mayor colaboración y transparencia entre los miembros de la empresa, con espacios más abiertos e inclusivos, no quiere decir que la privacidad vaya a ponerse en riesgo.

Cada vez son más las oficinas que ponen a disposición de los empleados cabinas insonorizadas para hacer llamadas o videollamadas con total privacidad.