Por qué es importante la confidencialidad en la oficina

Estamos viviendo una época en la que a través de un smartphone se pueden controlar muchos aspectos de la vida de otros: por lo que comparten en las redes sociales o, por ejemplo, por la visibilidad de su localización. Sin embargo, aunque esto forme parte del funcionamiento de la sociedad, en nuestro lugar de trabajo debemos extremar la precaución y ser muy cuidadosos con temas de confidencialidad en la oficina.

Hace algunos años, empezó a proliferar el modelo open space como manera de distribuir los puestos de trabajo en una oficina, sin tabiques para eliminar las jerarquías. Aunque este modelo puede tener fuertes ventajas, son muchos los profesionales que demandan cierta privacidad. Por eso, disponer de espacios de trabajo delimitados, como puede ser un despacho, es totalmente necesario en algunos casos. Hay muchos trabajadores que prefieren mantener conversaciones telefónicas y evitar las posibles interrupciones y ruidos que se generan en las oficinas abiertas, por lo cual, tener un lugar para ello, es imprescindible.

Las empresas se preocupan fundamentalmente por la confidencialidad en la oficina. Por eso, a la hora de compartir espacio de trabajo, es fundamental hacerlo en un lugar profesional como pueden ser los business center, ya que estos centros respetan al 100% la información de las empresas y garantizan la confidencialidad de acuerdo a las indicaciones que precisen.

¿Qué tipo de información debe ser confidencial en la oficina?

Al hablar de privacidad en la oficina, básicamente nos referimos a tres categorías: protección de datos personales, gestión empresarial e información sobre el negocio.

Protección de datos personales

Con la nueva ley de protección de datos, nunca antes había sido tan importante hacer un uso correcto de los datos personales que maneja la empresa. Preservar la confidencialidad de los datos de sus trabajadores, es fundamental.

Gestión empresarial

Información confidencial sobre la gestión del negocio incluye casos como posibles despidos o ascensos. Este tipo de información debe ser confidencial para evitar mal ambiente en el lugar de trabajo.

Información sobre el negocio

Una de las razones por las que muchas multinacionales prefieren operar desde centros de negocios es por la gran cantidad de documentos confidenciales que tienen con información sobre su empresa. Desde fórmulas y algoritmos, pasando por planes de negocios y presupuestos hasta listados con distribuidores, toda esa información confidencial debe estar en un lugar seguro.

¿Qué medidas se pueden llevar a cabo para guardar la confidencialidad en la oficina?

• Toda la información confidencial electrónica debe estar protegida mediante firewalls y contraseñas.
• Los empleados deben recoger sus escritorios y asegurarse de que no dejan información confidencial a la vista antes de dejar el lugar de trabajo.
• Toda información confidencial, ya sea en documentos impresos o electrónica, debe marcarse como «confidencial».
• Los empleados deben evitar el uso del correo electrónico para transmitir cierta información delicada o controvertida.
• Antes de deshacerse de un ordenador viejo, usa programas de software para eliminar los datos contenidos en el equipo.
• Los empleados deben evitar hablar sobre información confidencial en lugares públicos.
• Toda la información confidencial debe desecharse de forma adecuada (p. Ej., Los empleados no deben imprimir documentos confidencial y luego tirarlos sin triturarlos primero).
• Opera desde un business center, de este modo, sabrás que tus documentos confidenciales están bien almacenados y protegidos en caso de intentos de robo.

Las políticas y directrices de privacidad deben actualizarse regularmente dentro de la empresa, comunicándolas a los empleados  para garantizar que se lleven a cabo. Esta medida sirve no solo para proteger la empresa ante posibles problemas legales, sino que también mejora la productividad de los empleados y les proporciona un entorno de trabajo seguro.