Características que debe tener una oficina central o headquarter

Con las empresas adoptando estructuras cada vez menos jerárquicas y más satelitales, no siempre es fácil definir qué es un headquarter o cómo tiene que ser. Pero lo que sí está claro es que en él se maneja el core-business de la empresa.

La cantidad o variedad de funciones de una oficina central pueden variar, así como el tamaño. De este modo, un headquarter no tiene por qué ser la oficina más grande, ni con más trabajadores o equipos. Para que una oficina se considere sede central, debe jugar tres roles fundamentales:

• Debe ser el centro fiscal y legal.
• Debe albergar recursos compartidos, como la administración, Recursos Humanos, comunicaciones, etc.
• Debe ser el centro de expertos y gobernanza. Desde la oficina central se traza la estrategia de negocio y se lleva a cabo la investigación y desarrollo. También es donde se toman las decisiones más importantes, las que afectan al conjunto de la organización.

La evolución de la oficina central o headquarter

Los headquarters solían ser una especie de templo corporativo, diseñado para ser un símbolo de poder empresarial. Por este motivo, el logo de las empresas se proyectaba con mucha fuerza al exterior. Por otro lado, el espacio interior solía ser muy compartimentado y jerárquico.

Sin embargo, las oficinas centrales o headquarters de hoy en día suelen reflejar el cambio en las formas de trabajar. En un paradigma en el que la flexibilidad y la colaboración, y la visibilidad y la transparencia, son prioritarias, se suele preferir una distribución más abierta, con espacios diseñados para fomentar la innovación y la colaboración.

Aunque los espacios privados siguen existiendo (ya sean despachos o salas de reunión o trabajo), los headquarters de las empresas tienden a apostar por un un modelo más similar al del coworking. De hecho, muchas corporaciones multinacionales instalan su sede central dentro de espacios flexibles que dan cabida a diferentes empresas. Con este modelo, pueden mantenerse unas oficinas corporativas privadas, pero los equipos pueden también disfrutar del networking, relacionándose con profesionales de otras empresas en espacios comunes como los lounge o el comedor. De este modo, se obtiene lo mejor de los dos mundos.

¿Cómo debe plantearse el espacio de un headquarter?

• Localización premium. La oficina central o headquarter puede constituir un trampolín para la empresa, ya que su ubicación permitirá que sea más visible y competitiva. Además, los headquarters constituyen la sede social de la empresa, que es pública. Por eso, es esencial buscar una ubicación premium, ya que será la dirección de referencia para cualquier trámite y, en la práctica, la ubicación visible para los clientes.
• Flexibilidad. Las empresas deben ser cada vez más resilientes, adaptándose a los frecuentes cambios que sufren los mercados. Las oficinas centrales de hoy en día ya no son espacios rígidos e inamovibles, sino que buscan amoldarse a las necesidades de la empresa en cada momento. Por eso, apostar por un espacio flexible para establecer el headquarter de una empresa tiene muchas ventajas: es posible ampliar el espacio para incorporar equipos de trabajo o reestructurar si es preciso.
• Identidad diferenciada. Aunque las oficinas centrales de hoy en día ya no se esfuerzan tanto en proyectar su imagen hasta el exterior, sigue siendo importante que la identidad corporativa de la empresa esté presente en aspectos como la decoración y la distribución de los espacios.
• Despachos y salas de trabajo o reuniones. A pesar de que el open space va ganando terreno, continúa siendo esencial contar con espacios de trabajo o espacios de colaboración para evitar molestar al resto de los equipos en determinadas situaciones. Por eso, la tendencia en diseño de oficinas es buscar un equilibrio entre los espacios abiertos y los espacios compartimentados.
• El tercer espacio. Se denomina así a los espacios que están entre el mundo del hogar y de la oficina. Es un espacio mixto que aprovecha las ventajas de la atmósfera de hogar y lo traslada a un entorno de oficina, dando forma a un espacio que ayuda a las personas a recuperar energía y relacionarse en un ambiente más agradable y relajado, que puede fomentar la creatividad. Los espacios de bienestar, con control de sonido o luces, con plantas o al aire libre son cada vez más importantes en las oficinas centrales de una empresa.

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