Cómo hacer un onboarding de nuevos equipos o empleados

Un proceso de onboarding de equipos de trabajo o empleados es imprescindible para que el nuevo talento se adapte perfectamente a su puesto. De este modo, se consigue más productividad desde el principio y una mayor satisfacción, ya que a nadie le gusta sentirse perdido o aislado en sus primeros días.

Con el objetivo de que el onboarding salga lo mejor posible, podemos diseñar un plan de acciones para que los nuevos equipos se conozcan y empiecen a colaborar desde un primer momento. De lo contrario, la motivación puede convertirse en frustración rápidamente.

¿Por qué es importante el onboarding?

Según datos de LinkedIn, un buen proceso de onboarding mejora la tasa de retención de los nuevos empleados hasta un 82% y su productividad en más de un 70%.

Es más, hasta un 4% de los nuevos empleados que han tenido una experiencia negativa en su primer día dejan su puesto. De media, el 22% de los cambios de trabajo se producen durante los primeros 45 días, por causas como un incumplimiento de las expectativas, la falta de acompañamiento, la desinformación o porque surge un sentimiento de aislamiento y soledad. 

Viendo estas cifras, está claro que un mal onboarding aumenta la probabilidad de abandonar el empleo.

Para evitar esta situación, un onboarding de empleados debe dar respuesta, como mínimo, a cuestiones como: ¿Quiénes son superiores y compañeros? ¿A qué se dedica cada equipo? ¿Cuáles son los procedimientos de comunicación? ¿Cuáles son las responsabilidades? ¿Qué herramientas de trabajo se utilizan? ¿Qué hábitos y/o normas internas hay? ¿Cómo se reparten las tareas? ¿Cuáles son los horarios y las reglas del día a día? ¿Cuál es la cultura corporativa de la empresa? ¿Cuál es el código ético? ¿Cuáles son las expectativas para el puesto?

Fases para un onboarding de equipos y empleados efectivo

– Pre-onboarding

Un buen onboarding comienza mucho antes de que un equipo o empleado llegue a la oficina. De hecho, ya en la publicación de la oferta de empleo se puede empezar a comunicar cómo es la empresa y su cultura corporativa. Del mismo modo, es un tema que se puede tratar en las entrevistas, ya que no todos las personas candidatas encajan o se sienten cómodas en el mismo tipo de organización.

Una vez tengas a tus futuros empleados, asegúrate de:

• Personalizar las comunicaciones y ser amable para que se sientan acogidos.
• Pedir los documentos necesarios y, si es posible, adelantar los borradores de los documentos para que las futuras incorporaciones puedan leerlos con tranquilidad en su hogar, antes de firmar. De esta manera, ofreces tranquilidad y das imagen de transparencia.
• Dar indicaciones precisas, como a qué hora deben acudir, quién y dónde les recibirá, qué material tienen que llevar o qué van a hacer en sus primeros días. También es conveniente que indiques si se va a realizar alguna actividad de bienvenida como un desayuno o una comida, si el equipo piensa salir a comer o si es conveniente llevar algo de comida de casa.
• Comunicar a la plantilla la nueva incorporación.
• Tener preparado un equipo informático de trabajo y un puesto con el mobiliario necesario.

– Bienvenida

Cada empresa establece un proceso de bienvenida diferente, de acuerdo a sus posibilidades y a la disponibilidad de su equipo, pero unos pasos que no deberían faltar el primer día de trabajo son:

• Una visita guiada que ofrezca información básica, como dónde están los baños, cómo funcionan las máquina expendedoras, cómo se reservan las salas, qué hacer si algo no funciona, cómo desviar las llamadas, etc.
• Firma de contrato, cláusulas de confidencialidad, prevención de riesgos laborales, sistema de control horario, etc.
• Entrega del equipo informático.
• Asignación de un mentor o persona de referencia.
• Comunicación del plan de onboarding, para que sepa qué reuniones o actividades tendrá las siguientes semanas.

– Acompañamiento inicial

Planifica a lo largo de al menos un par de semanas las reuniones y encuentros. Es muy importante dosificar la información para no abrumar y para que pueda asimilarse correctamente.

Durante este tiempo, se irá conociendo al resto de departamentos, a otros jefes o mánagers y a otros colaboradores de la empresa. También puede ser necesario hacer reuniones de formación en diferentes programas o metodologías de trabajo o reuniones de puesta al día de proyectos.

Para aligerar la formación y que sea más entretenida, puedes apostar por la gamificación. Un ejemplo de onboarding de empleados gamificado es el que se ejecuta mediante apps como Gameboarding o Learning Park, que permiten establecer retos y tareas (por ejemplo, configura tu firma de email o envía un email de presentación a determinado departamento), añadir manuales y vídeos u otorgar feedback. De este modo, el proceso de onboarding resulta más sencillo y guiado.

De todos modos, es conveniente que al menos cada empleado tenga una reunión breve con su mentor todos los días, durante la primera semana, aunque consista en una charla de 5 a 10 minutos. Abrirá vías de comunicación y ayudará a detectar problemas a tiempo. Al final de la semana, puede hacerse una sesión de feedback más amplia.

– Seguimiento a largo plazo 

El onboarding no es cosa de una semana, es un proceso que puede durar meses y que finaliza cuando el trabajador se ha adaptado al puesto. En todo caso es conveniente que, al menos el primer mes, haya una sesión de feedback semanal que sirva también para resolver dudas y comunicar expectativas.

La oficina, aliada para el proceso de onboarding

Aunque es posible hacer un buen onboarding digital, es innegable que una oficina es una de las mejores herramientas para que el proceso se desarrolle con éxito. Por muy digital que sea la empresa, un espacio compartido crea alianzas, fomenta la interacción de los equipos y permite que las nuevas incorporaciones absorban información casi sin darse cuenta: mientras toman un café con un compañero, mientras comen, en los momentos de charla entre tarea y tarea, en los momentos previos a que empiece la reunión…

Además, con la comunicación cara a cara se rompen barreras, de modo que los nuevos equipos o empleados tienen menos reparo a la hora de preguntar y comunicarse. Es decir, el onboarding se desarrolla de forma más natural, sin tanto esfuerzo consciente (aunque la planificación sigue siendo esencial).

Algunos de los elementos y espacios que son fundamentales en la oficina para que el proceso de onboarding sea un éxito son:

• Salas de reuniones. Reuniones de onboarding, de proyectos, de equipos… La incorporación a un nuevo puesto está repleta de encuentros de este tipo. Por eso, es muy importante que la oficina cuente con espacios adecuados para llevarlas a cabo, donde los equipos estén cómodos y no molesten ni interrumpan al resto de compañeros.
• Salas de formación. Especialmente si se incorporan a la empresa equipos completos, es esencial contar con un espacio adecuado en el que puedan recibir la información, con mesas, pantallas, sistemas de proyección y enchufes para sus ordenadores.
• Salas para comer. Poner a disposición de los empleados cocina office en la que calentar la comida, preparar un café o un té y poder charlar distendidamente con los compañeros es una de las mejores formas de crear equipos sólidos en el día a día. Un espacio de trabajo ideal debe contar con lugares así, ya que es complicado que equipos completos encuentren sitio para comer juntos en un restaurante, algo que suele recomendarse sobre todo los primeros días.
• Espacios para las relaciones informales. Un rincón con sofás, unas mesas altas, un córner de comida o incluso una terraza. Estos espacios en un espacio de trabajo hacen que los equipos se relacionen de manera más informal, hagan networking interno y se sientan como parte del equipo, desde el primer momento.

Si buscas una oficina que cumpla con los requisitos descritos, en First workplaces puedes encontrarla. Podemos diseñar un espacio de trabajo a tu medida en cualquiera de nuestros centros, donde tus equipos de trabajo encontrarán todo lo que necesitan para sentirse a gusto: salas de reunión y formación, salas para videollamadas, office, córners de comida, espacios informales de reuniones… Una vez lleguen, ¡estamos seguros de que querrán quedarse!