7 tips para conseguir videoconferencias eficientes y ahorrar tiempo

Las videoconferencias son un recurso muy utilizado en el mundo laboral desde hace tiempo, pero la crisis del coronavirus ha hecho que su popularidad se multiplique y que miles de personas en España pasen de estar reunidas habitualmente en una sala a estar sentadas frente al ordenador.

Las videoconferencias son un buen sustitutivo de las reuniones físicas, pero adolecen del mismo defecto: pueden convertirse en eternas y entorpecer la productividad si no se gestionan bien. Por este motivo, queremos compartir con vosotros las ventajas de esta modalidad de comunicación, pero también una serie de consejos para hacer videoconferencias de trabajo eficientes.

Videoconferencias y teletrabajo, la alianza perfecta

Las videoconferencias pueden tener muchos fines dentro del marco laboral: sesiones de formación, presentación de un nuevo proyecto, reuniones entre miembros del equipo o reuniones con clientes. Por eso, no es de extrañar que en los primeros días de confinamiento el tráfico de herramientas de este estilo, como Skype y Webex, se multiplicase por 4, llevando a las teleoperadoras a pedir un consumo racional, evitando conectar siempre el vídeo en las videoconferencias (que consume más ancho de banda que el audio) .

Con la situación ya más normalizada, las videoconferencias han pasado a formar parte del día a día de muchos trabajadores, haciendo que se den cuenta de los beneficios de los encuentros virtuales. Las ventajas son muchas: ahorrar tiempo y reducir costes de transporte y viajes. Además, las herramientas para realizarlas son económicas y, en muchos casos, gratuitas. A estos beneficios se une la ventaja actual de evitar la propagación de un virus.

No obstante, para disfrutar de todas las ventajas de las videoconferencias y que el ahorro de tiempo sea real, no podemos dejar que se eternicen.

Normas para una videoconferencia efectiva y productiva

1. Elige bien la plataforma

La oferta de herramientas para las videoconferencias en inmensa: Zoom, Skype, Google Hangouts, Meet, GoToMeeting, Webex… además de muchas plataformas de gestión de tareas que permiten realizar videollamadas a los miembros del equipo.

A la hora de elegir la plataforma ideal para tu videoconferencia debes tener en cuenta el número de personas que participarán en la reunión (algunas plataformas tienen límite, o lo tienen en su versión gratuita), su seguridad (sobre todo si se van a hablar asuntos confidenciales), las funcionalidades de esta (si permite compartir pantalla, grabar la conferencia/charla…) o si se integra con otros servicios, como Dropbox o Google Calendar.

También debes tener en cuenta la popularidad de la aplicación porque, por muy buena que sea, si no es intuitiva, los participantes no la han usado nunca o tienen que descargarse software específico, no conseguirás más que problemas de última hora.

2. Comparte con anterioridad la invitación

La mayoría de las plataformas de videoconferencias permiten crear con anterioridad un link a la reunión, para que los participantes puedan ir entrando a la hora prevista. En muchos casos, incluso dan la opción de añadir el evento virtual al calendario, para que nadie se olvide. Aprovecha esta función, así tendrás la sala virtual de la reunión ya creada y evitarás las prisas del último momento.

3. Comunica el protocolo y la orden del día

Cuando envíes la invitación puedes aprovechar para detallar la orden del día. Así todos los participantes podrán unirse a la videoconferencia con los deberes bien hechos y los documentos necesarios a mano.

El convocante de la reunión debería abrir la reunión, tras los saludos previos, recordando brevemente los puntos del día, el orden de estos e indicando la manera de proceder (si va a haber presentaciones, si se hablará por turnos, si será un debate abierto…).

4. Cámaras, ¿sí o no? 

Depende de la situación, porque si son muchos los participantes puede ralentizarse la conexión. Para reuniones con terceros suelen ser necesarias, pero para reuniones internas de equipo puedes prescindir de ellas. Eso sí, como de vez en cuando está bien ‘verse las caras’, si vas a pedir que tus compañeros o empleados pongan la cámara cuando normalmente no lo hacen, es de cortesía que los avises con un poco de antelación.

Es un caso diferente el de las formaciones online o los webinars. En estos casos, los que lideran la formación suelen estar visibles, pero con los alumnos no siempre es así (sobre todo si son muchos los participantes).

5. Evita los dispositivos móviles

En lo que atañe a la participación individual, evita conectarte desde un teléfono móvil. Si no te queda más remedio, apóyalo en una superficie, de manera que te enfoque correctamente, y procura no moverlo porque esto puede crear ruidos molestos. No obstante, es mejor recurrir a un ordenador portátil o a uno de sobremesa con webcam porque te facilitará la tarea de compartir documentos o escribir en el chat si es necesario.

6. Prepara el escenario

Si lees esto durante el confinamiento, puede que te toque realizar una videoconferencia desde tu hogar. En este caso, elige un espacio adecuado (silencioso y bien iluminado) y avisa a tus convivientes de que tienes una videoconferencia, para que no te interrumpan.

Si realizas la videoconferencia desde tu oficina y no dispones de un despacho privado, quizás también debas avisar a tus compañeros para que no alcen la voz (para que puedas escuchar bien y para que sus conversaciones no se cuelen por tu micrófono). Aún así, en este caso es conveniente silenciar el micrófono cuando no estás participando y, por supuesto, usar auriculares.

Para evitar problemas de este tipo, en First workplaces tenemos cabinas insonorizadas para llamadas y videoconferencias: de esta manera las personas que trabajan en nuestros espacios pueden realizar sus reuniones virtuales de forma privada, confortable y sin tener que preocuparse de los ruidos.

7. Comparte con los participantes el acta de reunión

Para finalizar, y se se trata de una reunión formal, no olvides rellenar un acta de reunión y pasársela a todos los participantes. Les ayudará a recordar lo tratado y dejará por escrito lo acordado, para evitar problemas futuros. Si no sabes cómo realizar una acta de reunión, puedes descargarte en este enlace un modelo de acta.