¿Cómo hacer correctamente un modelo de acta de reunión?

Si las reuniones forman parte de tu día a día ya te habrás dado cuenta de que es fundamental anotar todo las ideas, reflexiones o acuerdos que van surgiendo para luego trabajar sobre ellos. Para que no se te escape detalle, queremos compartir contigo un modelo de acta de reunión y ofrecerte una guía rápida sobre cómo redactarla correctamente.

¿Qué es un acta de reunión?

Un acta de reunión es un documento que se redacta para dejar constancia de lo hablado, acordado o decidido durante una reunión. Su objetivo principal es, por tanto, que quede por escrito todo lo comentado anteriormente para poder consultarlo en el futuro si es necesario.

Tanto si la reunión es formal o informal como si el documento es para uso propio o no, un acta de reunión es muy útil y siempre debería haber un encargado de escribirla. Muchas veces se considera que no es necesario según el tipo de reunión, pero lo cierto es que puede ser de gran ayuda para recordar los puntos clave que se trataron en el encuentro.

El modelo de acta de reunión sirve para certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado por ambas partes, de forma que evita malentendidos y aclara los puntos tratados en la reunión. A su vez, a modo interno sirve para saber las tareas asignadas a cada miembro del equipo, así como la fecha de realización de estas. Tener toda esta información recogida de forma clara y concisa ayuda a la consecución de objetivos y mejora la comunicación tanto dentro de la empresa como con el cliente.

¿Cómo se realiza un acta de reunión?

Aunque no existe un único modelo de acta de reunión, esta ha de contener una serie de aspectos mínimos para que sea útil en el futuro. Es evidente que no habrá tiempo de escribir todo de forma literal pero sí es importante reflejas ideas, acuerdos o temas relevantes para que queden registrados y sirvan de recordatorio.

Por lo general, no debes olvidar incluir:

• Contextualización: es lo primero que debe de aparecer y ha de servir para entender cuándo, cómo y por qué se celebra esa reunión.
• Orden del día: normalmente las reuniones suelen estar pautadas por un orden del día o unos temas específicos a tratar.
• Desarrollo de la sesión: en esta parte deberás recoger todos los temas importantes que vayan surgiendo a lo largo de la reunión.
• Acuerdos y compromisos: es importante recoger con precisión los acuerdos o los compromisos que adquieren las partes presentes en la reunión.
• Fecha de la próxima reunión: no es imprescindible, pero si se cierra una nueva fecha para celebrar una reunión será útil recogerla en el acta.

La buena redacción del modelo de acta de reunión ayuda a su vez al seguimiento de las acciones posteriores, por lo que la claridad y concisión del texto es clave.

Para ello se aconseja intentar recoger siempre las ideas clave, para después desarrollarlas y completarlas con el resto de información. También es muy importante apuntar quién es el encargado de llevar a cabo una tarea determinada, y la fecha de entrega o plazo máximo por parte del cliente. Una vez se hayan tomado todas las notas, es conveniente crear un índice en el que se expongan todos los puntos a tratar durante la reunión.

Plantilla de acta de reunión

Para que te resulte más sencillo recoger toda la información importante de una reunión puedes crear tu propia plantilla y luego, simplemente, ir rellenando los huecos. A continuación, te dejamos un ejemplo de estructura de acta de reunión:

• Nombre de entidad:
• Número de la sesión:
• Fecha:
• Hora:
• Lugar:
• Asistente: nombre, apellidos y su cargo:
• Orden del día:
• Desarrollo de la sesión:
• Acuerdos o toma de decisiones:

Aplicaciones para hacer un acta de reuniones

Los avances tecnológicos han hecho que nuestra vida laboral sea más llevadera y productiva. Actualmente existen diferentes apps que ayudan a organizar la información recogida en el encuentro, facilitando la recopilación de datos y aportando un formato más visual e intuitivo.

Estas apps no solo son útiles para tener la información en forma de modelo de acta de reunión, sino que ayudan a asignar tareas con tu equipo y a compartir el documento de una forma rápida y cómoda. Un ejemplo de estas aplicaciones que sirven como plantilla para crear actas de reuniones es Minutes.io.

La clave para una reunión perfecta

En el éxito de una reunión empresarial hay diversos factores a tener en cuenta: la optimización del tiempo, la presencia de los asistentes, la buena imagen de la empresa… Por ello el lugar donde se lleve a cabo la reunión es muy importante para proyectar una imagen profesional que ayude a la consecución de objetivos de la empresa.

1. Elegir sala de reunión: la «guinda» para el éxito de tus reuniones

Como hemos comentado, tomar notas correctamente durante un encuentro profesional es muy importante para el éxito del mismo e incluso para tomar decisiones futuras, gracias a que todo queda por escrito. Sin embargo, tampoco debemos olvidar que el espacio donde se celebra una reunión es también un factor clave: influye en la comunicación entre los asistentes (disponer medios audiovisuales o una pizarra es de gran ayuda a la hora de hacer presentaciones, por ejemplo) y, por supuesto, en su confort (presencia de luz natural, dimensiones apropiadas, temperatura regulable…).

En First conocemos la importancia de cuidar cada detalle en una reunión de laboral. Por este motivo nuestras salas de reuniones en Madrid, nuestras salas de reuniones en Barcelona y nuestras salas de reuniones en Málaga están completamente equipadas para contribuir al éxito de cualquier reunión.

Ahora que conoces cómo hacer un acta de reunión de forma práctica y útil y cómo elegir el espacio ideal, ¡no habrá reunión que se resista!