Guía rápida para organizar eventos empresariales

La organización de eventos empresariales es una de las tareas más importantes para los negocios. En un contexto tan altamente competitivo y globalizado, las alianzas entre empresas están a la orden del día, y los eventos empresariales no hacen más que afianzar estas relaciones entre compañías. Si estás leyendo esto, seguramente te haya llegado el momento de tener que organizar un evento empresarial.

Como sabemos que siempre una tarea complicada, por todos los factores que hay que tener en cuenta, vamos a darte una guía para que te resulte más sencillo, pero empezaremos con un consejo clave: nunca se puede ser demasiado organizado. La creación de listas, el envío de correos electrónicos o la construcción de cronogramas son parte fundamental de la organización de un evento.

Así, uno de los aspectos más importantes a la hora de organizar eventos empresariales es la gestión del tiempo. Es fundamental aprender a priorizar, asegurándose de que los aspectos más importantes se solucionen primero. Divide tu tiempo razonablemente entre las tareas.

Otro aspecto básico es la flexibilidad. Cuando algo sale mal, necesitas un plan de respaldo, debes ser capaz de ser flexible y adaptable con los horarios, el número de invitados y estar preparado para que las cosas salgan mal. Porque cuando se trata de un evento, siempre hay que estar preparado para imprevistos en cualquier momento, sobre todo a última hora.

En cualquier caso, te dejamos con una guía de 5 pasos para organizar tu próximo evento de negocios..

5 pasos para organizar tu evento de negocios

1. Haz un briefing

Este es un importante documento estratégico; contiene el presupuesto, objetivos (a largo y corto plazo) y principios clave del evento. Un resumen de este tipo siempre es bueno para reflexionar, asegurarse de que todo se encuentra alineado con las metas y objetivos originales de la empresa o campaña. Hay que asegurarse de que, en el evento, se está hablando de algo que para los invitados resulta valioso.

Este sería una lista básica de aquello que debe aparecer en el briefing, aunque te recomendamos que lo adaptes a las necesidades específicas de tu evento:

• Fecha
• Hora de inicio y fin
• Ubicación
• Tipo de evento
• Tipo de sala requerida (y distribución de esta)
• Lista de invitados
• Participantes (activos)
• Catering
• Transporte
• Seguridad
• Seguro
• Presupuesto
• Línea de tiempo de eventos
• Invitaciones
• Lista de asistentes confirmados

2. Prepara un presupuesto 

Aquí están los puntos más comunes que deberás incluir en tu presupuesto:

• Reserva del lugar de celebración
• Alojamiento para participantes y/o invitados
• Transporte
• Catering
• Honorarios de los oradores
• Actividades complementarias
• Marketing para dar a conocer el evento

Preparar un presupuesto con estimaciones realistas también será útil cuando se busquen lugares y se negocien contratos.

3. Fija una fecha

Hay que elegir una fecha para el evento y asegurarse de que esta fecha funcione para el lugar y el público del evento. Para eso hay que tener en cuenta los días festivos u otras fechas que puedan afectar a las personas que asistan al evento, así como sus rutinas laborales y personales. Fijando una fecha y hora adecuada la probabilidad de cancelaciones disminuirá (y todo fluirá mejor).

4. Publicita el evento

Esto significa ponerle nombre al evento, ponerle marca a todos los materiales y anuncios que puedas hacer. Cuando utilices las redes sociales o el correo electrónico para informar a la gente sobre el evento, mantén la coherencia de su lenguaje, utiliza los mismos nombres para el evento de modo que los asistentes se sientan familiarizados con el mismo.

Si deseas regalar algo a tus clientes a modo de Lead Magnet, asegúrate de que sea relevante para tu negocio y que tenga el logotipo o el mensaje de su empresa en él.

Parte de la creación de la marca de un evento es identificar a los oradores, las asociaciones y los patrocinadores ideales. Al analizar cuidadosamente estos, podrás reflejar los objetivos y principios del evento, asegurándote de que los valores estén alineados. Para que no haya incoherencias o desacuerdos de último momento con los presentadores u otros ponentes, puedes llevar a cabo estas acciones:

• Ponte en contacto con los posibles presentadores/ponentes y determina la disponibilidad.
• Si se confirma, envía un correo electrónico confirmando los detalles, la agenda, la franja horaria y los requisitos de solicitud (por ejemplo, clicker/micrófono).
• Reúne una foto de ellos y una pequeña biografía con antecedentes/historia.
• Recoge el guión de los presentadores para aprobarlo.
• Envía un correo electrónico de seguimiento con los requisitos finales/especificaciones del evento
• Pide confirmación a ponentes/presentadores una semana antes del evento.
• Vuelve a pedir confirmación el día anterior al evento.

5. Elige el mejor espacio de eventos

A la hora de elegir la ubicación del evento, debes tener en cuenta estos aspectos.

• Ubicación. Una localización premium dará más relevancia al evento.
• Accesibilidad. Asegúrate de que el espacio sea accesible también para las personas con movilidad reducida.
• Montajes de sala. Este dependerá en gran medida de la finalidad del evento. No es lo mismo una sala para hacer un evento formativo (que requiere mesas para que los asistentes puedan escribir y tomar notas) que una mesa redonda con asistentes. Alguna de las disposiciones de sala más habituales son montaje imperial (sillas alrededor de una mesa rectangular), en teatro (sillas con orientación hacia el frontal de la sala), en escuela (como el montaje en teatro, pero con mesas entre las filas de sillas), en banquete (alrededor de una mesa redonda) o en cabaret (alrededor de una mesa redonda, pero con las sillas orientadas hacia el escenario).
• Servicios adicionales. Si quieres ahorrar tiempo y esfuerzos de coordinación entre diferentes proveedores de servicios (el catering, los recepcionistas, las azafatas…), lo mejor es reservar una sala que tenga posibilidad de incluir todo esto y que, además, se ocupe de tener todo listo -y en la disposición adecuada- a la hora de inicio. Por ejemplo, en las salas de eventos de First workplaces, tendrás a tu disposición servicio de recepción, catering, reprografía, organización, creatividad y cualquier otra cosa que puedas necesitar.
• Tecnología. El espacio debe contar con la tecnología suficiente. Esto puede incluir pantallas de proyección, pero también una banda ancha suficiente para realizar un streaming por internet o una red que permita que los asistentes al evento se conecten con sus portátiles.