¿Qué es el employee journey y cómo implementarlo?

El employee journey, que puede traducirse como el camino del empleado o el viaje del empleado, hace referencia al tiempo que éste pasa en la empresa, desde que entra en ella hasta que la abandona. Abarca el tiempo que transcurre entre estos dos momentos y las experiencias que vive en el camino.

Los profesionales de Recursos Humanos y las empresas prestan cada vez más atención al employee journey, dado que se trata de una herramienta muy importante para mejorar la experiencia de los equipos de trabajo y, con ello, la retención de talento.

Tener en cuenta el employee journey es muy importante porque, en función de la etapa del camino en la que se encuentren los equipos de trabajo, pueden mostrar diferentes capacidades y necesidades. 

En otras palabras, el employee journey es una especie de “hoja de ruta” que muestra el recorrido profesional de cada empleado, muy similar al customer journey, que es el camino que siguen los clientes en sus relaciones con las empresas. De este modo, detrás del employee journey está la filosofía de tratar a los empleados como clientes e incluso como promotores o embajadores de marca.

¿De qué se compone el employee journey?

El employee journey se compone de todos los acontecimientos, hitos y puntos de contacto (touchpoints) importantes en la trayectoria profesional de los equipos de trabajo en la organización. 

Algunos de los más relevantes pueden ser: la entrevista, el proceso de onboarding, las sucesivas reuniones de feedback, ascensos o cambios de puestos, sesiones de formación, desafíos, retos o logros que se han encontrado por el camino, etc.

Todos estos puntos se representan en un employee journey map, una representación gráfica que permite entender de un vistazo el viaje del empleado y, por tanto, comprender sus necesidades y sus emociones en los diferentes momentos.

¿Cómo crear un employee journey map?

El employee journey o viaje del empleado se puede dividir en diferentes fases, que habitualmente son: reclutamiento, onboarding, desarrollo, retención y offboarding. En todas estas fases, conviene anotar cuáles son los puntos de contacto o touchpoints, cómo ha sido el proceso, los sentimientos que ha experimentado el empleado (positivos, negativos o neutros) y por qué han surgido. Si es necesario, también se pueden apuntar las resoluciones que se han tomado para evitar que las emociones negativas se repitan.

Aunque el employee journey map puede adoptar la forma de un camino, lo más útil puede ser representarlo en forma de tabla, ya que permite reflejar más información.

Las fases del employee journey

• Fase de reclutamiento: Algunos de los puntos de contacto más importantes en esta fase son el seguimiento de la oferta, la entrevista o las comunicaciones del reclutador. Es esencial anotar los sentimientos (positivos, negativos o neutros) que se han experimentado durante esta etapa y qué los ha desencadenado. Por ejemplo, un punto de fricción frecuente es la frustración por un proceso selectivo demasiado largo u opaco.
• Fase de onboarding: Algunos de los puntos de contacto de esta fase pueden ser la orientación del equipo, la reunión inicial con Recursos Humanos (presentación de beneficios, establecimiento de objetivos…) o la familiarización con el rol. Es fundamental recoger las sensaciones durante esta etapa, tanto si el empleado se ha sentido acogido y ha recibido la información precisa, como si se ha sentido abandonado en el proceso.
• Desarrollo. En esta fase se producen gran parte de los puntos de contacto, ya que suele ser más duradera. Aquí se incluyen los procesos de formación, feedback, cumplimiento de objetivos, facilidades de flexibilidad, gestión de las horas extra, etc.
• Retención. Aquí se incluyen todas las acciones destinadas a retener al empleado, como los contactos con Recursos Humanos, las promociones internas, los cambios de equipo, etc.
• Offboarding. La última etapa del employee journey map se da cuando el empleado decide irse de la empresa. Incluso en esta fase de desvinculación es imprescindible anotar cómo se ha sentido el empleado durante procesos como la reunión de salida con Recursos Humanos, las reuniones finales con el equipo y la gestión de la nómina final e importes pendientes. 

En definitiva, trazar el employee journey consiste en establecer una medida de escucha activa que permita conocer los sentimientos, opiniones y sensaciones sobre la empresa en cada una de las etapas. Con esta herramienta, se puede conocer mejor al empleado, al mismo tiempo que mejorar algunos procesos que pueden estar mermando la retención del talento. Y tú, ¿ya tienes en cuenta el employee journey en tu empresa?